第六章2大型团队的接待.pptVIP

六、大型团队的接待 （一）接受任务 （接待准备） 1、信息准备 （了解来宾） 1）来宾的基本情况： 单位、姓名、身份(职务、级别)、 　人数(男、女)、民族、 　来意、大体停留时间等等。 抵达日期、具体时间， 　乘坐的交通工具及班次。 2）接待材料准备。 有关文字材料：如汇报材料、发言材料、参考材料、标语、欢迎词、祝酒词、答谢词、协议书、会议纪要等。 如谈判：来访客商的基本情况 ；来访客商的资信情况及技术；法律、财会、市场行情等信息资料 。 ---确定接待规格 分为高格接待、低格接待和对等接待三种。 从主要陪同人员比来宾的职位高或低而言： (1)高格接待：适用于上级领导派工作人员来了解情况、传达意见，兄弟单位派人来商量要事，下级同志上访、有重要的事情向上级领导汇报等。 (2)低格接待：如上级领导或主管部门领导到基层视察、调查研究，外地参观学习团或旅游团来单位参观游览。 (3)对等接待：这是最常用的接待规格。 2、方案准备（制定计划） 一般包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、日程安排、食宿标准、陪同人员、参观游览、交通用车、安全保卫、医疗保健、经费预算等内容。 3、布置与检查(预订食宿) 召开接待会议:布置接待任务，分发接待方案，明确各自职责，听取各单位对接待方案的意见，并协商解决一些问题。 秘书部门除了自己作好准备外，还应对有关单位的准备情况进行督促检查，抓好落