档案数字化的意义与作用.pdfVIP

档案数字化的意义与作用 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、 OCR技术、数字摄影 技术 ( 录音、录像 ) 、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产 生的一种新型档案信息形态， 它把各种载体的档案资源转化为数字化 的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计 算机系统进行管理， 形成一个有序结构的档案信息库， 及时提供利用， 实现资源共享。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作， 传统载体的档案经高 科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计 算机检索、阅读电子档案， 为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高 管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管 理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 档案工作的数字化建设是顺应潮流、 适应时代发展的新举措、 新 要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步 掌握信息技术为档案工作服务， 为社会主义经济建设服务， 为社会主 义精神文明建设服务。 档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性： 一、提高经济效益 过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决 这一难题的唯一手段， 致使管理成本大幅上涨。 而数字化管理档案使 传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案， 不仅节约了保管 费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反 复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。 二、提高办公效率 数字化档案管理使资料能及时归档， 并尽快提供利用。 以组织部 门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而 档案数字化管理变可提供详细、 即时的数据信息， 为领导决策提供服 务。与此同时， 数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办 公人员做到足不出户便可知晓天下大事。 由于信息的超时空流动， 数 字化档案事实上成为“无墙界档案” ，档案库也从文件实体的保管基 本变成了提供利用方便的信息控制中心。 三、增强档案原件保护 将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。 由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护， 另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。