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年会策划者控制年会成本的基本方法 一、交通 　　▲ 将年会安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会。 　　▲ 引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场，特别是年会中心正好有停靠站的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低。 　　▲ 将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。 　　▲ 在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务，而且要预留免费的停车位。 　　▲ 要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。 　　▲ 使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务。 　　▲ 旅行要错过高峰期(一大早或晚上)。 　　▲ 问一问酒店是否提供机场免费接送服务。 　　▲ 让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。 　　▲ 让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。 　　▲ 搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。 　　▲ 如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会