建筑企业-三标一体化-程序文件范本.doc

发行版本：Ⅲ 修改码：0 文件编码：CXWJ/YTC**-05-2006 页码： PAGE 28 *林*城建***建筑安装工程有限公司 程 序 文 件 发行版本:Ⅲ 修 改 码: 0 文件和资料控制程序 文件编码:CXWJ/YTC**-01-2006 页 码: 1 目的 为了对公司文件和资料进行控制，使公司质量、环境、职业健康安全管理体系有效运行，确保与一体化管理体系运行有关的所有部门、场所能及时获得和使用文件和资料的有效版本，特制定本程序。 2. 适用范围 本程序规定了文件和资料的管理职责，文件和资料的分类、编号、标识、发放、保管、借阅、更改、作废、归档等内容和要求。 本程序适用于本公司一体化管理体系和工程施工有关文件和资料的控制。 术语和定义 本程序采用了GB/T19000—2000标准；GB/T24001—2004标准；GB/T28001—2001标准规定的术语和定义。 4. 职责 4.1 一体化办公室为本程序归口管理部门。负责组织协调《一体化管理体系手册》和程序文件的编写、发放、更改等项工作，并组织贯彻实施。 4.2 公司各部门负责编制、修订、评审、发放本部门技术性、管理性作业文件及环境、职业健康安全技术措施和组织措施。 4.3 各工程处，项目部负责本单位的文件和资料管理和控制。 5. 工作程序 5.1 文件和资料分类 5.1.1 一体化管理体系文件包括：一体化管理方针和目标;《一体化管理体系手册》;程序文件;作业文件和记录表格。 5.1.2 技术文件、管理文件、资料是指公司制定的质量、环境、职业健康安全企业方面的标准、规程、检验和试验规范、管理办法、规定。 5.1.3 外来文件是指国家、行业、地方政府主管部门和公司上级及相关方印发的技术标准、管理标准、规范、规程及法律、法规、合同、通知、来往函件等。 5.2 文件和资料的编写与审批 5.2.1 《一体化管理体系手册》由一体化办公室编写，管理者代表审核，公司总经理批准。 5.2.2 程序文件由一体化办公室组织各部门编写，公司主管领导审核，管理者代表批准。 5.2.3 技术性文件由工程部编写，部门领导审核，总工程师批准。 5.2.4 管理性文件由各有关部门编写，部门领导审核，公司主管领导批准。 5.3 文件和资料的形式和编号 5.3.1 文件和资料的形式，可以是书面形式和文体，也可以是光盘、磁带、 磁盘和照片等。 5.3.2 公司编制的各类文件编号按公司“一体化管理体系文件编号规定”执行。 5.3.3 外来文件编号，直接采用原文件编号。 5.4 文件和资料的发放 5.4.1 对公司一体化管理体系运行起重要作用的各个场所，必须使用带有有效控制标识的文件。新文件发放时要明确替代的作废文件。作废文件要及时从所有发放和使用场所撤出，以防误用。 5.4.2 一体化管理体系方针、目标、管理手册、程序文件由一体化办公室统一发放。一体化办公室提出发放名单、份数，填写“文件发放审批表”经管理者代表批准。发给公司有关部门、人员及认证机构用的一体化管理体系文件，必须履行登记手续，加盖“受控文件”和分发号。领用人必须在“文件和资料发放收回登记表”上签字。发给顾客或相关方的体系文件，需加盖“非受控文件”印章，做好发放登记，修改时不予通知更换。 5.4.3 技术性、管理性文件和资料发放由各部门提出发放名单、份数，填写“文件发放审批表”经公司主管领导批准。下发给公司各部门，各工程处的文件，要加盖“受控文件”印章和分发号。领用人必须在“文件和资料发放收回登记表”上签字。 5.4.4 外来文件属于受控文件的，有关部门要及时送给公司主管领导，经领导确认后，加盖“有效版本”印章，分类计入“外来文件受控清单”。仍采用原有文件编号。文件需要转发时，由转发部门编制转发通知并规定受控编号和分发号。 5.5文件的评审 5.5.1一体化办公室每年按时对体系文件的适用性进行一次评审，也可以在管理评审时进行。 5.5.2工程部每年对技术文件和外来文件的有效性进行一次评审。 5.6 文件和资料的保管 5.6.1 一体化管理体系文件和工程施工有关文件和资料由各部门、各工程处自行保管，领用人要妥善保存，确保文件不丢失，不破损。 5.6.2 若有关人员不慎将有关体系文件和技术管理文件丢失，则需要到文件原发放部门办理重新领用手续，说明丢失原因，经公司主管领导批准后予以补发，补发文件使用新的分发号，原分发号作废。 5.6.3 若原文件领用人由于某种原因使有关体系文件和技术管理文件严重破损影响使用时，可到原文件发放部门办理换发手续，须交回破损文件，以旧换新，新文件仍用原文件分发号。 5.6.4 施工现场使用的工程图纸，环境、职业健康安全法律、法规及其他要求也属文件管理范畴。主