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北京首信股份有限公司 档案 管理 文书归档工作程序 工作 工 作 标 准 工 作 内 容 工作程序 工作程序 各 业 务 部 门总 裁 办 公 室 各 业 务 部 门 总 裁 办 公 室 平时归卷准备 平时归卷准备 1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。2、购置必要的装具。3、拟制当年归卷类目表。 1、熟悉公司的机构设置及职能、归档文件的范围。 2、购置必要的装具。 3、拟制当年归卷类目表。 每年一月份完成当年文件材料归卷的准备工作，类目齐全。 根据本部门的业务情况及上年形成文件情况，准备好本部门平时归卷的类目卷夹。 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。合同、协议签完一周内向总裁办归档。指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。平时归卷将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。 文件管理员将本部门的各类文件分类归入相应的类目卷盒。 合同、协议签完一周内向总裁办归档。 指导本部门做好账外文件的平时归卷工作。 平时归卷 将审批完的呈批件及时退各部门文件管理员。 将以股份公司名义的发文分类归入卷盒。 上级文件分类归卷 归卷准确及时。 每季有检查。 发文正件与底稿齐全。 文件材料的整理按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。 文件材料的整理 按公司档案分类原则和整理方法，对平时归卷的文件进行检查和调整。 剔除不需归档的文件和重份文件。 排列卷内文件，对卷内文件太多的卷，进行适当分卷(每卷在150页以内)。 按卷内文件排列顺序编写件号和每件的页号。 5、、拆除文件上的金属物。 6、对无装订线的窄边文件进行加宽。 7、修复破损文件。 8、取齐文件右侧和下沿，按单份文件进行装订。 填写案卷标题。 调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。 调整后的案卷符合质量要求(详见质量标准)。 填 填 写 目 录 和 备 考 表 装 盒 1、计算机打印卷内目录。 1、计算机打印卷内目录。 2、填写备考表（填写方法参见“案卷质量要求” ）。 3、将整理好的案卷装盒。 1、字迹清晰、准确无误。 1、字迹清晰、准确无误。 2、卷内目录、备考表各栏填写齐全。 3、卷内目录与文件相符无误。 拟写案卷题名 拟写案卷题名 根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。 根据卷内文件内容拟写案卷题名，题名包括文件的制发机关、主题内容、文种。 标题结构完整，概括全面、简明扼要，能充分揭示卷内文件的主题内容，便于查阅。 移交归档1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。2．双方履行签字手续，各保存一份。 移交归档 1、填写移交清单一式两份，向总裁办移交。 2．双方履行签字手续，各保存一份。 按时移交，清点无误，手续完备。 填写案卷封皮按规定逐项填写封面栏目。2、填写卷内文件的案卷号、目录号。 填写案卷封皮 按规定逐项填写封面栏目。 2、填写卷内文件的案卷号、目录号。 封面各栏及卷内文件的案卷号、目录号填写准确无误、无漏。 编制案卷目录移交归档排列案卷与编号按档号编制案卷目录 。在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。1案卷排列符合规定。2、档号编制准确无误。1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。2、编制档号。案卷目录清晰无误。移交手续完备。 编制案卷目录移交归档 排列案卷与编号 按档号编制案卷目录 。 在公司保存一年后，向首信集团总部移交归档。 交接双方清点无误后，履行签字手续，各保存一份案卷目录。 1案卷排列符合规定。 2、档号编制准确无误。 1、按《邮电工业企业档案实体分类办法》进行排列案卷。 2、编制档号。 案卷目录清晰无误。 移交手续完备。 附件二 关于归档案卷的质量要求 总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。具体应做到以下几点: 一、 归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。 二、 遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到结束形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。 三、 卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列