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大 綱 壹、本處檔案管理現況 貳、檔案管理訪視項目 一、檔案管理計畫與作業資訊化 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 三、檔案應用與特殊績效 參、檔案移交接管會議決議 肆、未來努力方向 壹、本處檔案管理現況 一、工作目標 (一)提供安全典藏環境，保存維護各單 位公文。 (二)加強資訊化管理，提升服務品質及 提高行政效率。 (三)建全檔案管理制度，提升專業知能 及運用效能。 壹、本處檔案管理現況 二、發展願景 創造檔案價值，開放及推動應用 服務。 壹、本處檔案管理現況 三、組織架構與人力 本處檔案管理隸屬行政室，由文書人員1人兼任檔案管理工作，業務職掌為： （一）公文檔案點收、整理、分類、編目、 登錄、索引、排架、調借等。 （二）彙送檔案目錄至檔案管理局。 壹、本處檔案管理現況 四、管有檔案及存放場地 本處目前管有檔案，溯自民國44年起 至99年計有檔案約 170,000件，分存 於三峽及豐原院區庫房。 壹、本處檔案管理現況 五、作業規範 (一) 配合檔案管理局訂頒之「機關共通 性檔案保存年限基準」，訂定本處 檔案分類及保存年限區分表。 (二) 本處檔案鑑定小組設置要點、本處 檔案申請應用作業要點、本處檔案 申請應用閱覽須知、本處檔案室緊 急應變計畫及本處檔案管理中長程 計畫等。 貳、檔案管理訪視項目 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (一)檔案管理整體規劃 1.訂定本處檔案管理中長程計畫： 健全本處檔案管理工作與開放應用，發揮檔案最 高利用價值，以期達到檔案管理整體發展改進計 畫目標。 2.訂定「國家教育研究院籌備處檔案鑑定小組設置要 點」，處理檔案保存年限區分表及修訂、檔案銷 毀、檔案鑑定、移轉或應用疑義等事項。 3.掃描及清查44年至60年舊有檔案，並自97年起全 面採購無酸瓦楞檔案盒，加強檔案保存。 貳、檔案管理訪視項目 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (二)檔案管理教育訓練宣導及專業培養 1.檔管人員積極參予檔案管理局及教育部等單位 培訓課程，並鼓勵同仁參加本處教育人力發展中 心辦理之各類檔案管理或公文寫作研習。 2.首長多次於行政會報提示檔案管理的重要性，並 指示檔案保存是見證國家發展的基礎工作，更是 落實政府知識管理的活水泉源。 貳、檔案管理訪視項目 一、檔案管理計畫與作業資訊化 (三)資訊系統功能及安全 1.本處公文管理系統係由康大科技公司開發 ，作業功能涵括總收發文、公文製作、公 文稽催、檔案管理等系統。 2.有關公文管理系統控管機制，由本處教育 資源中心資訊人員協助管理。 貳、檔案管理訪視項目 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (一)檔案分類編案 1.檔案依據本處檔案分類及保存年限區分 表填列分類號及保存年限，並按檔案內 容性質及案情歸入適當舊案。 2.歸檔案件均依規定編寫頁碼。 貳、檔案管理訪視項目 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (二)檔案編目建檔 1.檔案經分類編案後確實完成整理入卷， 且檔案卷夾封面及卷脊確實標示。 2.檔案卷夾內依規定於首頁放置目次表， 並載明應載事項。 貳、檔案管理訪視項目 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (三)檔案整理 入庫檔案立卷後依檔號大小順序，小者 在左，大者在右，由左至右，由上至下， 直立排列於檔案架上。 貳、檔案管理訪視項目 二、檔案入庫管理與庫房保管設施 (四)機密檔案管理 1.機密檔案專櫃存放機密檔案與一般檔案分 開存放，放置於加鎖之櫃內，並使用 封套載明日期、承辦單位人員，於封口加