学校档案资料工作基本知识.docVIP

中、小学校档案和档案工作基本知识 作者：佚名 文章来源：档案局 点击数：1540 更新时间：2008-7-2 上午 10:26:50 1、中小学档案的定义与属性 中小学校档案是指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作中形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 档案的特点与属性。一，档案的主要特点与本质属性是原始记录性。二，档案的一般属性——知识属性和信息属性。 2、档案的作用。 档案的作用（档案的利用价值）：凭证作用，参考作用。凭证作用是档案的最重要、最基本的价值。 3、中小学档案工作的领导体制、机构和人员 a. 体制：各县市区中小学档案工作由县市区教育局领导，县市区档案局负责指导监督检查。 b. 机构：中小学校要在校长统一领导下做好档案工作，明确一名校级领导分管档案工作，并建立归口办公室管理的学校综合档案室。对不具备条件建立综合档案室的小学可指定专(兼)职人员对各类档案实行集中统一管理。 　　综合档案室的基本任务是： 　　(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订本校档案工作规章制度和规划，并认真执行，同时对本校发生的违反档案法律法规的行为，及时向档案行政管理部门报告； (二)指导、监督学校各部门做好各类文件材料的立卷归档工作； (三) 集中统一管理学校的各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全； (四)编制档案检索工具及有关参考资料，积极开展档案利用工作，为学校各项工作服务； (五)定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好失去保存价值档案的销毁工作。 （六）按照有关规定向档案馆移交档案。 c.人员： 中小学校必须要选配专职或兼职的档案工作人员，并保持相对稳定。档案工作人员必须要经过档案知识培训，取得上岗资格才能上岗。学校档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业人员的同等福利待遇。 4、档案室用房和设备 　总体要求是满足档案保存的需要。具体来说，每个中学的档案专用库房应不少于40平方米，小学的档案专用库房应不少于20平方米，档案库房必须符合档案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光、防有害气体；在设施设备上头，中学最起码的要求是：一是要“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）；二是要配备空调和去湿机；三是要有防紫外线的窗帘，要放置防霉驱虫药品。有条件的学校，要配备档案管理专用电脑和专业软件；做到档案工作办公、阅览、库房三分开；如果条件较好，还可以使用密集架和温湿度自动控制系统进行现代化管理。未建立综合档案室的小学必须使用铁制档案专用柜。 档案的收集与整理 一、准备工作 制订三个业务规程：文件材料归档制度、档案分类方案、档案保管期限表。 1．文件材料归档制度 归档制度的内容，主要包括三个方面：归档范围、归档时间和归档材料的质量要求。归档制度制订好之后，要以红头文件的形式下发到本校各内设机构执行。 归档范围：是归档制度的主要内容，指的是哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。根据规定，凡是本单位工作活动中办理完毕的，具有保存价值的，包括党、政、工、团、人事、财会、业务等各项工作中形成的，各种形式和载体的文件，都应该归档。 归档范围的确定，要求详细、具体，这样才好操作。具体的归档范围一般要与保管期限表合二为一。 归档时间：见文件。 归档要求：根据《国家行政机关公文处理办法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等的规定，凡属归档范围的文件，向档案室移交时一般应符合以下要求： a、应归档的文件材料要对照归档范围收集齐全。 b、归档的文件材料必须质地优良（纸张、磁带磁盘光盘等都要符合有关标准）、字迹清楚、书写工整、声像清晰、签署完备。归档的纸质文件材料，不允许出现红墨水、纯兰墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸、色带、热敏纸等不耐久字迹材料和载体材料。 c、文件材料一般归档一份；重要的或利用频繁的纸质文件归档两份，一份保存，一份提供利用；电子文件归档三份，一份本地保存、一份异地保存，一份提供利用，电子文件归档时，还必须制作一份纸制文件材料一并归档。 d、凡归档的文件材料在交接时要办理交接手续，必须编制交接双方按清册认真清点无误后，在清册上签字。 2、档案分类方案 制定分类方案，首先要选择分类方法。分类方法种类很多，归纳起来有如下类型： a.时间分类：一种是年度分类法，一种是时期分类法。现行档案一般常用的是年度分类法。 b.来源分类：一是组织机构分类法（现在政府机关有很多单位文书档案整理采用此方法）；二是作者分类法；三是通讯者分类法（一般不建议采用）。 c.内