费用报销管理规范.doc

费用报销管理制度 一、目的 为完善财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用开支，特制定本制度 二、适用范围 公司全体员工费用报销的申报、审批以及财务账务处理。 三、借款 （一）因公借款，必须填制借款单，写明借款事由；借款单书写要规范，必须写明用途，必须使用黑色签字笔填写，大小写金额要一致，不得涂改。 （二）填写借款单是要注明是现金借款还是支票借款，2000元以内的款项可以用现金支付，超过2000元的支出都要使用支票，借支票时必须提供收款人全称，没有收款人全称财务不予付款。 （三）经办人写完借款单后，先由该部门主管审核，审核完毕同意借款后，必须在借款单上签字，签字后交公司负责人审核，公司负责人审核完毕后交财务经理签字，出纳方可付款。 （四）借款数额在2000元（含2000元）以上，提前一天通知财务备款。 （五）严格执行“前账不清，后账不借”制度。 （六）员工借款必须在15天内归还，员工借款超过预计报销日期或跨月未报销的（除月末借款外），必须归还借款或出示已取得发票待报销；否则财务有权通知人事部从工资中扣除。 （七）员工长期请假、调动或离职时，如有欠款，必须还清借款。 （八）申请借款的员工，本着“公款公用”的原则，不准私借他人，公款私用。 四、报销 （一）员工报销时，必须取得真实合法、内容完整清晰的原始凭证； ? （二）员工报销时，将取得的原始凭证按规定分类好后，交给部门主管审核，在规定时间交由出纳办理审核，经出纳审批后交给公司负责人审核，公司负责人审核完毕后，出纳核对付款。 （三）费用报销时先冲减报销人借款，借款如有余额，报销时交回财务，如超出借款部分报销时财务将差额补足； ? （四）差旅费借款必须在出差回来5个工作日内报销，报销期限按照返程票面时间计算，节假日顺延。 ? 五、报销票据注意事项 ? （一）票据项目如抬头、公章、日期、内容、经办人等应齐全；并不得有涂改； ? （二）自制支付票据及附件应清晰准确，并不得涂改； ? （三）对于因污渍、残破而无法识别票面项目的一律不予报销； ? （四）无论金额大小，不准以任何理由以其他票据代替原始凭证入账； ? （五）报销凭据以正规发票为先；报销时，当事人应按费用报销单上的明细内容，将对应的费用单据加以整理归类，并规范粘贴，粘贴过程中应区别费用性质分类粘贴，便于归类计算和整理。 ? （六）报销票据时应在费用申请单的备注中注明相关信息，具体要求详见“费用项目列支说明” ? 六、报销时间： ? 报销当事人回到公司应及时报销 （二）出纳初审后，交财务经理复核或总经理审批； ? （三）报销期限：为了及时正确体现每月的成本费用，请及时报销，最晚不超过两周，各店各部门有手机和交通补助的请于每月月初报销，逾期不予报销，后果自负。 ? 七、费用项目列支或报销规定 ? （一）小额材料费指临时性的、公司范围内没有库存，不必计入主营业务成本的，价值在二百元以下的材料采购款，以及设施设备配件等零件的费用，报销时需附入库及出库单，在出库单上注明具体使用部门和使用人员。 ? （二）其他外协费在记帐外协厂商之外发生的，并且需要现付的外协业务。 ? （三）社保费1、各项劳动保险费的申报计算由人事行政部负责； 2、按国家有关文件规定由企业应负担的保险，根据银行托收单计入相关费用，应由个人承担部分从工资中扣除由企业代扣代缴； 3、每月人事部将银行托收单对应的划扣明细表交财务统一报账，划扣明细表由人事部经理签字后转财务作为账务处理依据。 ? （四）福利费指公司为员工提供的工作餐、员工活动费用及节假日的福利性支出等。员工因加班报销加班餐费的，应注明用餐时间及人次，加班餐费的标准为每人每次最高不得超过15元，实际花费不足15元的，按实际消费金额报销，不得虚报。由于工作外出没有赶回来吃饭的，需经公司负责人同意方可报销，标准为每人每次最高不得超过15元。 （五）办公费主要是指办公用品费、行政消耗用品费、书报费、绿化费。 （六）差旅费是指因业务需要去外地出差所发生的费用及各类补助，具体规定详见出差报销规定。 （七）车辆使用费包括公司车辆使用中发生的加油费、路桥费、洗车费、车险、维修保养费。 1、路桥费、洗车费等日常费用应及时报销，如无出差等特殊情况应每周报销一次。停车费、过路费报销时应注明费用发生的日期；报销时应注明车号，不得将几辆车的费用合并报销。 2、车辆若维修保养时需提交报修单给公司负责人审批，批示后方可维修，报销时也需提供批示的报修单，报销时需附修理单位打印并盖章的物料及工时结算单。 3、车辆使用费发生后必须在当月及时报销，延期报销的票据不予受理； 4、因个人原因造成的车辆的交通违章罚款一律不予报销； 交通费 1、市区内因公外出的交通费 （1）一般只允许报销公交、地铁等车费，报销时应注明事由及前往地点； （2）如发生出租车费用