归档-武汉理工大学档案馆.pptVIP

具体步骤，先将档案实体按照我们分类号进行分类， * * * * * * * * * 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。但是在著录页数时应该填写总的页数，包含封面、目录的页数。 * * * * * * * * STRONG 027 档案馆 兼职档案员归档工作培训 归档工作 一、为什么做？ 二、做什么？ 三、怎么做？ 四、什么时间做？ 一、为什么做？ 1、归档工作的意义 档案作为一种原始记录,是人类贮存信息的一种重要载体和手段,是历史知识的宝库,文明进步的阶梯。归档工作是高校档案资源建设的前端。档案工作者是建设的最前线。 归档工作是为满足档案形成者的现实需求和潜在需求建设档案资源；为能更高效、便捷地利用、服务提供坚实的基础。 2、归档工作的前瞻性 为用户提供具有前瞻性的服务。 二、做什么？ 对档案实体及电子文件进行系统地整理使之有序化 ——为后人挖井 三、怎么做？ 1、收集材料 到党政办拿回本单位、本部门头一年度印发的文件材料（与其相应附件材料一同归档）。 收集本单位、本部门各科室应归档的其它文件材料。 专、本科生：打印学生学籍成绩单； 研究生：收集学生毕业相关材料。 三、怎么做？ 2、整理材料 （1）件、卷的含义： “件”的含义：“件”是归档文件整理的基本单位。 “卷” 的含义：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案。 三、怎么做？ （2）基本方法 1）文件级整理 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2）立卷整理 立卷：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 三、怎么做？ （3）具体步骤： 分类——区分全宗内档案分类； 组合——成“件”或立卷； 检查——查验文件材料质量； 排列——归档文件排列； 防护——可长久保存； 编页——编写文件页码； 著录——计算机著录； 装盒、移交。 三、怎么做？ （3）具体步骤： 分类——区分全宗内档案分类； 武汉理工大学档案实体类目划分与标识表 组合——成“件”或立卷； 检查——查验文件材料质量 1.归档文件是否齐全：文件的正本、附件、发文稿纸、定稿是否齐全，是否为原件。 2.字迹材料是否符合要求：字迹模糊或易褪变的文件应予复制； 字迹材料最好采用墨、墨汁、碳素墨水、黑色油墨等材料；允许采用彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等字迹材料； 杜绝纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油、铅笔、光敏纸传真件等字迹材料，凡使用此类字迹材料制作的文件材料，均须复制后连同原件一并归档。 3.归档文件是否完整：已破损的文件应予修整。 排列——归档文件排列 1、文件材料归入“年度”的确定： （1）一份文件作一件时，按文件签发年度确定。计划、总结、规划、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期确定。 （2）成套性的文件按文件办结年度确定：跨年度召开的会议形成的文件，归入会议闭幕年； 跨年度办理的事项形成的文件，归入办结年。 排列——归档文件排列 （3）几份文件作为一件时年度的确定： 正本与定稿为一件时，以正本日期为准； 正件与附件为一件时，以正件日期为准； 转发文与被转发文为一件时，以转发文日期为准； 来文与复文为一件时，以复文日期为准。 当文件形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 排列——归档文件排列 2、“件”内文件材料的排序： 正本在前，发文稿和定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后； 汉文本在前，少数民族文字文本在后； 中文本在前，外文本在后； 文件处理单在前，收文在后； 排列——归档文件排列 3、 部门内归档文件的排列 ① 按工作职责排列：各单位、各部门中不同科室形成的归档文件分别集中排列。 ② 按照不同问题分别集中排列： 在实际操作中应注意会议文件、统计报表、内部刊物、简报等成套性文件要集中排列。（这些归档文件相互之间有密切联系、系统性较强，利用时需要相互参照、查证，集中排列可方便检索。） 排列——归档文件排列 内容 是否包含 前后关系 是否归集 备注 正本（正文） √ 前 附件 √ 后 发文稿纸 √ 后 定稿 √ 后 文件处理单（收文） √ 前 复制件 √ 后 内容 是否包含 修改方案 是否归集 备注 字迹模糊 √ 附上清晰复印件 √ 内容