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公文制作与处理 张 芸 第一节 公文的制作 第二节 公文的处理 第一节 公文的制作 公文的概念、类别和功能 1、公文的概念 公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包括电报），是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 与私人文书的区别： 公文在公务活动中形成和使用 由法定机关和组织形成 必须反映和处理公务 公文有广义和狭义之分 广义公务文书： 都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。 狭义公务文书包括通用公文与专用公文： 2．公文的类别 (1) 根据形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围）划分。 通用公文。各类各级机关、团体、企事业单位都使用的文件。 主要有：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 专用公文。在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件。如外交文件、司法文件、会议文件、军事文件等。 (2）根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分。 对外公开文件。内容不涉及国家秘密，可以直接对国内外公开发布； 限国内公开文件。内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布； 内部使用文件。内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用； 秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使国家安全、利益遭受损害； 机密文件，是指内容含有重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害； 绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。 (3）公文制发机关根据行文方向划分。 上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机关报送的公文； 平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文； 下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。 (4）根据文件内容的性质划分。 规范性文件。强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等； 领导指导性文件。领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件； 公布性文件。直接向国内外公开发布的文件； 陈述呈请性文件。用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件； 商洽性文件。探讨、协商一般事项的文件； 证明性文件。对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。 (5）依据对处理时限的要求划分。 平件。没有特殊时间要求，按常规处理的文件； 急件。因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件； 特急件。内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。 (6）机关内部根据文件来源划分。 收文。本机关收到的来自外部的文件； 发文。本机关制作发往外部的文件，本机关制成只供内部使用的也称发文。 3．公文的功能， 逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所需的信息， (l) 传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令。 (2) 下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。 (3)发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。 (4）沟通机关之间横向联系的纽带。 (5）教育干部和群众的教材。 (6）社会活动的真实纪录。具有重要的凭证作用。 二、公文的文体、结构、格式 1．公文的文体 公文的文体，指公文的