秘书职业资格考试三级实务综合资料.docVIP

秘书三级实务综合资料礼宾次序常用的5种方法 1依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序2按字母顺序排列 3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作 1搞清楚来访外宾或代表团的基本情况 2注意先弄清楚外宾的饮食爱好宗教信仰和其他生活习惯 3拟定来宾访问日程4安排食宿 涉外会见会谈的程序 1提前约定通2通知对方有关事项3准备工作4迎接客人 5会见会谈6送别客人 接待计划与安排 1说明接待计划的三项内容 1接待规格2日程安排3经费列支 2人员安排中计划中应写明1主要陪同人员2主要工作人员 3住宿地点标准房间数量4宴请时间地点标准人数 5会见会谈地点人数参与人员 3日程安排计划 1日期时间地点2活动内容3陪同人员 4接待经费计划列支 1工作经费2餐饮费3住宿费4交通费 5参观费6其他不可预见费用 进行岗前培训的基本原则和要求 不卑不亢不论来自哪个国家所代表公司企业的大小应以礼相待互相尊重 依法办事国际间com国法律也遵守对方国家的法律 内外有别指要有保密观念既要保守国家机密也要保守本单位的机密 了解国际交往的基本礼仪即见面礼仪谈话身体语言餐饮等等 新闻发布会的注意事项1确定新闻主题选择发布良机2挑选媒介单位落实宴请范围 3确定会议主持人精选发人4处理好应回避的问题制定各种应变措施 庆典活动组织工作重点1前期调查研究2精心策划准备3选择最佳时机4邀请嘉宾光临 5编排活动程序6安排其他活动7善后工作处理 开放式和封闭式办公室优缺点 1开放式有利于沟通节省办公空间办公设备共享难保机密干扰大无私人空间 2封闭式有利于安全保密集中注意力保护隐私难交流费用高 选择不同办公模式的方法 1认真分析现有工作模式存在的问题2综合分析不同模式各自优缺点 3确定新的办公模式4根据新的办公模式制定相应规章制度 5确定新的分配制度 办公模式发生变化的原因 1信技快速发展尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制不再办公场所也能进行工作2企业经营需要既支出少量费用又能有更优秀的人才完成任务3办公场地费用过高需要压缩办公室面积以最小投入得最好效益4大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式5人们思想观念的变化不再拘于一种固定工作模式6社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性7人们希望最大限度的发挥自己的才干多干事情多得报酬8人事制度的改革必须打破铁饭碗用多种方式激励员工的工作积极性 制定计划的作用 1指明办公室工作所起的作用及所处的地位2指明组织为实现自己的目标而确定的主攻位置所拥有的人物财力部署的根据3指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致4指明事务顺序先后安排5是一种主要控制手段和数量化财政计划 计划工作主要内容 1每一项工作的起始时间阶段时间和最终期限2每一项任务的数量和质量要求 3每一项任务所需费用和其他资源来源考试通4每一项任务所承担的人员及负责人5每一项任务完成情况的检查和监督 安全检查的主要内容及原则 1对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报2对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息掌握动向3对以前发生的事件进行总结制定防范措施 4对预测的突发事件制定应急方案5将应急方案或应急程序公示于醒目位置6进行度突发事件的培训和演练掌握必要的知识与技能7配备相关设备和资源8定期检查维护更新设备和资源使之处于良好备用状态 原则1加强领导统一指挥2快速反应控制事态发展3以人为本保护公众利益4公开透明面对公众 突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容 必要性1作为事故处理的一依据2作为安全教育的案例资料3便于应对各种赔偿案件 内容1《事故情况记录表》事故发生日期时间地点涉及人员事故过程证人 2《工伤情况报告表》事故发生日期时间地点涉及人员基本情况事故过程细节救治过程医疗处理情况证明人办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序 1购买优点为组织增加固定资产使用方便缺点一次付费过高设备难更新 2租用优最初投入费用低并能被获得的利润补偿租用协议包括维护修理 便于更新换代缺点常年租用费用过高提前终止合同会有很高赔偿 采购程序提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款 正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素 1价格和费用 比较不同供应商的要价初次洽谈的价格 降低价格方法如批量购买节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 购买后还要考虑费用的支出如占用空间费用存储物品报废存储过多占用资金 2质量和交货 保证购买后能满足需求选择不