关于公新文处理、印章与档案管理的若干问题(ppt42页).pptVIP

关于公文处理、印章与档案管理的若干问题 安徽大学教授 马仁杰博士 二O一一年二月十日 主 要 内 容 一、公文处理 二、印章管理 三、档案管理 一、公文处理 （一）发文程序与办理 发文程序是公文处理的重要环节，《国家行政机关公文处理办法》第二十四条规定“发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。” 发文处理是一个不断形成和积累公文的过程；是发文机关履行法定职责，表达自身意志和愿望，形成、加工和记录、传递有用信息的过程；是由发文机关众多工作人员共同参与的集体活动过程。 1、拟稿 拟稿即拟定公文文稿，是发文办理的初始环节，也是最重要的一个环节。拟稿一般由机关或单位的秘书部门负责，具体的由秘书草拟。如果草拟内容是在职能部门承办范围之内的，则由职能部门的工作人员草拟。 拟定公文不同普通的文学创作，由于公文的特殊性，因而要求拟定的内容符合单位的集体意识，具体而言，是在领导授意内容的基础上进行的写作。这要求秘书部门要收集相关信息，以正确的政策为指导，以领导的意识为方向，对公文进行草拟。 拟稿要做到符合法律、法规和政策要求，内容要明晰，条理要清楚，要体现单位领导的意识，要格式规范，文字简洁。 为了更好的拟稿，工作人员要加强政策、理论和相关业务知识的学习，要及时收集单位的有用信息，要学会总结领导的意图，提高文字表达的能力。 2、会商 会商是指发文单位拟稿的内容涉及其他职能部门时，应主动与其他职能部门联系，进行商讨，争取获得同意和支持，以免越权或者造成其他矛盾，使得收文单位难以处理。 会商是提高公文的合法性和有效性的重要环节，是十分重要的。如果各个部门下发的公文相互冲突，就会导致政令不统一，影响公文的效用，使得相关工作无法顺利开展。这就提醒我们在发文之前进行必要的会商、将不统一化为统一是非常重要的。 会商要弄清楚除了发文机关，还涉及哪些部门，如果涉及其他多个部门，都需要联系，不能遗漏会商对象。会商的方式有很多种，可以通过电话进行联系，也可以采用书面文书的形式交流，还可以通过面谈、座谈等方式进行协商。对于会商的结果，如果各方达成统一意见，需要在相关的意见栏内注明；如果会商未能统一意见，则需要上报上级机关，由上级机关定夺。 3、审核 审核是指机关或单位秘书部门的领导人或负责人，对拟稿的公文进行审查、核准以及修改。这个过程是对草拟的公文进行把关，看其是否符合相关政策，是否做到了真正体现部门的意识，是否交代清楚了需要传递的内容，从而确保发文的质量。 审核过程十分重要，一般是由经验丰富的秘书人员或办公室相关负责人担任。通过审核，不仅可以保证公文的质量，而且可以控制发文的数量。 具体而言，审核内容包括： （1）确认是否具有发文的必要； （2）确认公文的格式是否正确； （3）确认公文选用的文种是否恰当； （4）确认公文的内容是否符合国家相关法律法规，是否正确、全面地体现了单位的意识，语言是否准确，结构是否完整，涉及的数据、人名、时间、地点、标点等是否无误等； （5）确认公文的发文单位是否正确，行文方式是否恰当。 针对审核过程中发现的问题，要及时进行处理和修改，以保证公文的权威性。 4、签发 签发是指机关或单位的领导对已经进行审核的公文进行最终的审核，并进行签署，决定印发。签发是发文过程中公文草拟的最终环节。公文一旦进行签发，即刻生效，具有法律效力 进行签发前，单位的领导要对公文进行最后一次的全面审查，及时纠正错误，确认无误后才能进行签署。签发时，领导首先要明确签署自己的意见，如“同意”、“发”等，然后签署自己的姓名和签署时间。签发后的公文是定稿，是可以作为法律依据的文件。 签发时首先要先对公文内容进行最后的把关，确保公文的质量，提高工作效率；其次，签发不能越级，各级领导人只能负责签发自己职责以内的公文；如果相关领导人不在，可以授权或委托其他负责人负责签发；再次，签发时态度要严肃，签署姓名要写全称，不可只写姓；签发的时间也要清楚注明。 5、复核 复核是在缮印公文前，出于慎重以及对公文具有法定效力的尊重，秘书部门对定稿履行复核手续。这种复核手续包括从格式到内容的检查，具体包括复核公文的格式是否规范；复核公文签发手续是否完整；复核公文内容是否准确；复核公文行文关系是否正确。 6、缮印 缮印是指将公文的定稿印成正式对外发送的文本。缮印可以先进行人工誊写或者是机器誊写，无论采取哪种方式，都要做到文本清晰、字体适中、装订美观。缮印而成的文本是具有法定效力的，是最终的成品。印制文件可以采用油印、复印、胶印、激光打印等多种方式，要在规定时间内完成指定份数的印刷。 缮印时要注意几个细节。首先是缮印要以定稿为底