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* * * * 紙本文件管控系統助理/工讀生標準作業流程說明簡報 總務處文書組 蘇麗文組長(2340) 計網中心 張品宜(2605) 2009.07.30 * 簡報大綱 系統目的 標準作業流程SOP 工讀生/助理一般常見FAQ 網址 功能說明 一般收件流程圖 收件作業說明 系統操作畫面 * 紙本文件管控系統目的 追蹤每一份紙本公文之所在位置 統計每一份紙本公文之處理時效 * 一般紙本文件標準作業流程SOP 啟動文件 文件收件登錄 (轉交承辦人處理公文) 文件領取通知(以email告知) 文件結案登錄(email告知啟動人) 人：教職員、 工讀生/助理 地點：校園電腦 人：教職員、 工讀生/助理 地點：各辦公室列管收件區 人：教職員、 工讀生/助理 地點：校園電腦 辦公室關卡 辦公室關卡 文件收件登錄 (轉交承辦人處理公文) 文件領取通知(以email告知) 視需要進行 * 特別注意事項 每到下一個關卡，必須確定對方已經收件並且完成[文件收件登錄]，不能放下就走。 到任何關卡領取文件，回到單位後，請立即上網完成[文件收件登錄]。 告知承辦人，若已經完成公文辦理程序，不再送往任何關卡，此時必須進行[文件結案登錄]。 建立[領取文件登錄表冊]，請領回文件之人員，登錄文件條碼編號、領取人姓名、日期、時間，以利後續之追蹤(全面實施時，另外告知)。 勿登錄敏感性資料，謹守工作倫理勿隨意討論公文內容。 * 工讀生/助理一般常見FAQ Q1.找尋文件在哪裡？ 解答：若為啟動人則可至「查詢個人啟動文件」查詢個人所啟動之文件追蹤流程。若為承辦單位則可至「查詢單位待辦文件」查詢所屬單位目前已收件登錄文件。 Q2.文件已結案，該如何查詢歷史紀錄？ 解答：若為該文件啟動人則可至「查詢個人啟動文件」選擇已完成即可列出文件歷史紀錄。若非啟動人則僅能請所屬單位正式教職員至「查詢單位歷史文件」查詢。 Q3.文件收件登錄錯誤，怎麼辦？ 解答：請直接將文件拿至正確之承辦單位執行收件登錄即可。 Q4.文件結案登錄錯誤，怎麼辦？ 解答：可至「文件復原登錄」輸入錯誤結案條碼編號及原因，就可將文件取消結案狀態。 Q5.領回文件時要做什麼？ 解答：請務必先做「文件收件登錄」，若已結束請提醒承辦人員要結案。 若還有其他問題，可先至系統選單意見反應FAQ頁面尋找問題解答，若還是有不清楚的部份，歡迎您可隨時洽文書組#2340或計網中心#2605。 * 網址 網址： 南台首頁→教職同仁→E網通進入 選擇總務資訊→紙本文件管控系統 * 功能說明 工讀生/助理可使用權限之功能如下： 文件收件登錄：文件送至收件單位之收件窗口，收件窗口掃瞄文件管制 條碼至系統，完成收件作業。 文件領取通知： 收件單位可Email通知文件之啟動者至收件窗口領取文件。 啟動文件流程：使用者填寫文件後，向本身所屬單位的收件窗口領取文件管制條碼貼 至文件上方空白處。並登錄此份文件的條碼號、主旨及說明等資訊。 結束文件流程 文件結案登錄：當文件所屬承辦人認為該文件已作業結束，即可設定該文件為結 案，結案後系統會Email通知文件啟動者已結案訊息。 文件復原登錄：若發生某些因素，已結案的文件仍需要繼續往下個關卡收件登 錄，則此功能將已結案的文件恢復可以繼續收件登錄的狀態。 查詢文件流程 查詢單位待辦文件：可依各式條件查詢所屬單位目前已收件登錄文件。 查詢個人啟動文件：可依各式條件查詢個人所啟動之文件流程追蹤記錄。 * 功能/角色 權限列表 功能 \ 角色 工讀生 /助理 一二級 主管 職員 教師 教師 計畫助理 文件收件登錄 (限登記桌電腦) V V V V 文件領取通知 V V V V 啟動文件流程 V V V V V 文件結案登錄 V V V V V 文件復原登錄 V V V V V 查詢單位待辦文件 V V V V 查詢單位啟動文件 V 查詢單位歷史文件 V V V 查詢個人啟動文件 V V V V V 設定單位助理/工讀生 V 設定教師計畫助理 V 公佈欄 V V V V V 留言版 V V V V V FAQ V V V V V * 紙本文件管控系統登入頁 請輸入E-MAIL之帳號及密碼 * 啟動文件流程 1、選擇文件類型，輸入條碼編號、主旨、說明、附註，點選「新增」 2、新增成功，資料將會顯示至下方以供檢視、編輯及刪除 。 * 文件收件登錄 1、承辦人員/單位收到此文件則輸入條碼編號、附註點選「登錄」 2、按下「登錄」，請再次確認條碼