行政文秘时间管理培训.pdf

公司地址：东莞市长安镇长安图书馆四楼 邮政编码: 518008 http：// E-MAIL：dg10@55 TEL: 0769 QQ； 1425983954 FAX: 0769 行政文秘时间管理培训 课程程序 1．分析时间 2．诊断工作环境，提高工作效率 3．立即改变 4. 跨越时间管理陷阱 一. 分析时间  每天留出时间进行回顾，调整优先次 序，舍弃无效的工作  分解困难的任务，逐个击破  在上班的路上大致计划一下当天的工作  将工作日以30分钟进行分割  及时更新工作日志—记忆往往是不可靠 的。 诊断工作环境，提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素： 1. 声音干扰 2. 职能干扰 3. 空间干扰 4. 设备干扰 讨论：  如何排除办公室4大效率毒素？ 办公室“排毒4味丸” 第一味：根据工作需求和程序从新安排办 公桌 第二味：保障公共空间和私人空间的独立 第三味：有效利用办公设备 第四味：利用设备和训练减少声音的干扰 小办公室排毒案例  办公室面积：14平方米  办公室人员：  主管1人  秘书1人  下属3人  办公设备：  文件柜、公用电脑、5张办公桌等 小办公室排毒案例（续） 个人办公需求：  主管：多项（个人任务、给秘书安排任 务、接待访客）  秘书：两项（个人任务、接受主管安排 的）  下属：单项（个人任务） 小办公室排毒案例（续）  主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的 接待空间，以保证不会给下属造成干扰  秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通 不会影响其他同事  下属：不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室  （图1）80分  错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干 扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保 证照明，最好给每人配备照明用台灯。  错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响 他人 效率专家挑错办公室  （图2）60分  错误1 公共通道和私人空间交叉  错误2 接待空间在办公室尽头  错误3 秘书与主管座位离开太远  错误4 电脑显示器朝向不对，造成反光  错误5 办公室没有隔板，声音干扰严重  错误6 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜 占据 效率专家挑错办公室  （图3）70分  错误1 公共通道过长  错误2 主管个人空间失去接待功能 效率专家挑错办公室  （图4 ）满分  优点1 充分利用有阳光的窗口位置  优点2 私人空间和公共空间交叉减少  优点3 利用隔板阻断过多噪音  优点4 主管与秘书沟通方便  优点5 减少访客对其他人的干扰 办公室排毒DIY  自我检测问题： 1. 我的办公桌为什么要放在这个位置？ 2. 我的工作空间和公共通道是否过近？ 3. 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多 高？ 4. 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里？  提出办公室改善建议。 二. 时间管理的陷阱 1. 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2. 不好意思拒绝别人 3. “反正时间还早”——拖延 4. 文件满桌病 5. 喋喋不休的“ 电话粥” 6. 源源不断的信息 1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪 里是哪里  没时间做计划  工作是程序化，规律化，根本没必要做 计划  计划常常被打断  不喜欢被计划束缚  “船到桥头自然直” 2. 不好意思拒绝别人 ——接受请托比拒绝更容易 ——拒绝请托会触怒请托者从而 导致请托者报复 ——我想做一个广受