办公室实务 教学课件 ppt 作者 张丽荣 主编 邮件收发3.pptVIP

邮件收发 主要内容 一、邮件的收取和分拣 二、邮件的拆封 三、邮件的处理 四、邮件的寄发 一、邮件的收取和分拣 ㈠邮件收取的方法和规律 1.传达室或收发室收到邮件，再送到文秘人员办公室（秘书要掌握时间）； 2.邮件送到单位所租的信箱，由文秘人员开启，取出邮件带回办公室（开箱次数与投递吻合）； 3.由专人送需签收邮件（应及时转交）； 4.使用电子邮件系统。秘书打印或转发。 ㈡邮件的分拣 分拣方法： ⒈按照收件人的姓名分拣； ⒉按照收件部门的名称分拣； ⒊按照邮件的重要性进行分拣。重要来信人和单位、特殊邮寄标志（挂号、机要、带回执、快递等）、电报电传传真等。 二、邮件的拆封 （一）拆信的种类 除“机密、秘密”、私人信件、上司亲启不能拆 误拆他人信件（写上误拆-签上名—面交道歉）。 （二）拆封的要点 1.轻敲 2.用剪刀（右边） 3.装订（信纸在前、信封在后） 4.检查核对附件、发票、货单等，不符在信封上写明或和对方联系； 5. 把邮件分为最急件、次急件、普通件； 6.登记（除私人信件、普通广告、推销信等） 邮件的处理有三种方式 1.直接呈送上司 2.转送有关部门或他人 3.自行处理等 ⒈日常邮件的处理 ⒉上司不在时邮件的处理 包括上司亲启件和秘书可拆封的邮件。 1.仔细阅读邮件，可提出拟办意见至于信前。 2.与邮件有关的其它材