管理沟通 教学课件 ppt 作者 许罗丹 第八章 开会的规则.pptVIP

第八章 开会的规则 第一节 开会前 一、会议的目的 1.信息传达与共享 2.员工指导与培训 3.员工激励与动员 4.矛盾协调与解决 5.决策改进与创新 6.联系构建与维持 二、会议的议程 议程是会议的关键要素，分别包括“何时开会”、“在何地开会”、“具体讨论什么议题”、“每项议题的商讨持续多长时间”以及“具体的参加者有谁”等。此外，我们需要通过议题的重要性、紧急性，与组织目标的相关性等因素确定议程的优先顺序。 三、角色分工 与会者的选择及其角色分工对会议的效果起着至关重要的作用。詹姆斯·奥罗克（James O’Rourke）提出，与会人员一般具备下列条件：“那些必须贯彻或执行会议决策的人；那些可以提供有价值的信息或好主意的人；那些能够赞成会议结果的人；那些能够支持小组意见的高层管理者；那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人；那些对决策的成功而言不可或缺的人”。根据上述条件，我们结合会议要求和目标选定参加会议的人选。 四、会务组织 会务组织是一项琐碎细致的工作。会务清单有助于有序并准确无误地做好组织工作。其中，最重要的是开会地点的确定，影响因素包括地理位置、气候、安全性、标识、费用、房间大小、座位质量和舒适度、会议桌以及开会设备等。 第二节 开会时 准备充分的会议是好的开端。然而，一旦会议开始，我们又要面对新的问题，例如