2017电子文件管理.ppt

四、类型、格式及特点（P49） 根据档案管理的特点和要求，按其信息形式可简单的分为：文本文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据文件 第三章 电子文件管理 一、管理目标：向利用者提供真实、可信的档案的内容信息和凭证信息。 二、管理原则 真实性原则、完整性原则、有效性原则、全程管理与前段控制原则、最优化原则、务实与注重效益原则、标准化原则 三、电子文件元数据 1、定义 《电子文件归档与管理规范》中元数据的定义为：“指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。” 2、分类： 在编制《归档电子文件元数据基本集》时，从管理的角度把元数据分为记录型、管控型和环境型。 记录型元数据：记录电子文件内容、背景信息属性的元数据。不可修改，不允许修改是记录型元数据的共性，是保证电子文件真实性、完整性主要依据的数据。 管控型元数据：记录电子文件管理、处置、控制、利用的元数据，以及进行真实性、完整性检验的元数据，是记录管理、控制过程产生的一些数据。 环境型元数据：电子文件存在的软环境和硬环境的元数据。 第四章 电子文件归档 一、电子文件归档范围与时间 《电子公文归档管理暂行办法》规定：电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。 二、电子文件命名 电子文件管理系统：“流水号”+“时间”或电子文件名与文件题名同名的方式。 人工管理：电子文件名与文件题名同名方式或“文号”+“文件题名” 三、电子文件归档格式（P96） 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3 四、归档前整理及归档方式 1、审核与鉴定 2、归档格式整理 a、原格式归档保存 b、“信息固化”归档保存 原格式归档容易造成电子文件信息缺失，固化归档不方便文字信息利用，可采取两种方式一并归档，原格式用于近期利用，“固化”格式用于长期保存。 五、归档方式 1、逻辑归档：在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 2、物理归档：把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 六、电子文件归档“双轨制” 《电子文件管理暂行办法》第七条规定：电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。 第五章 归档电子文件保管 一、保证电子文件的安全性 二、保证电子文件的有效性 保证电子文件的有效性包括两个方面： 1、保证电子文件信息长期有效，还原显现无失真（“信息固化”与“存用分离”） 2、保证存储在载体上的电子文件长期可读，无信息丢失或不可读现象 三、归档电子文件备份 一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。——《电子文件归档与管理规范 》 四、归档电子文件的鉴定与销毁 对电子文件的真实性及归档必要性进行鉴定，对没有必要归档的电子文件进行销毁。 第六章 电子文件利用 1、开发利用 2、利用审核 3、利用格式 4、利用方式 电子文件由形成单位审核，档案部门核实后，确定电子文件开放的范围、时间，并通过计算机或网络，以适当的文件格式向社会公众提供利用。 谢谢！ 电子文件管理 江少冰 第一章 计算机基础知识与技能要求 第一节 硬件系统 1、运算器 2、控制器 3、存储器(主存储器和辅助存储器) 4、输入设备 5、输出设备 6、档案管理应用系统的硬件配置 各种载体预计寿命表 计算公式： 分辩率＝像素数量/页面长度（单位：英寸） 掌握不同像素数码相机生产图片文件对应特定大小幅面的分辨率。 二、操作系统 1、定义 负责管理计算机系统中的软硬件资源并控制各类程序运行的一种系统软件 2、基本功能 管理计算机系统全部资源、承担用户与计算机的接口 3、常用操作系统（Windows、Unix、Linux） 4、系统操作要求 三、常用应用软件 在计算机系统上针对各种的应用问题开发不同的专用软件。 1、文字与表格处理软件（金山WPS、微软OFFICE） 2、图像浏览软件（ACDsee、AERsee） 3、图像处理加工软件（Photoshop、AER图文管理员） 四、数据库系统 1、定义 数据库：以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库系统不仅仅是把数据存储在计算机存储介质上，更主要的是它能够根据数据之间的种种关系，把它们有机地组织起来进行统一合理的管理。 关系型数据库 是依据关系数据理论建立起的关系数据模型，在关系模型中,把一些复杂的数据结构归结为简单的二元关系(即二维表格形式)。如果把档案条目实体集及其属性,用关系二维表表