Access 2010 数据库应用教程第6章 数据的导入与导出.pptVIP

第6章 数据的导入与导出 学习目标 通过本章的学习，应该掌握 （1）数据的导出。 （2）数据的导入。 （3）数据库之间的数据共享。 主要内容 6．1 数据链接、导入与导出的概念 6．2 与其他应用程序的数据交换 6．3 数据库之间的数据共享 6．1数据链接、导入与导出的概念 1. 链接是指与另一个Access数据库或不同格式数据库中的数据建立链接，可以直接访问另一数据库中的数据。通过Access所做的任何改变均会影响原数据库和Access数据库。 2. 导入是指可以将其他程序和文件格式数据拷贝到Access表中，通过Access所作改变不影响原数据。 3. 导出是指可以将Access表中数据拷贝到其他程序和文件格式，如Microsoft Word 或 Excel，或者单独的Access数据库。导出数据是单独的备份，不用任何方式与原来的数据链接。 导入与链接的区别 6．2 与其他应用程序的数据交换 6.2.1 数据的导出 Access可以导出多种数据格式： （1）导出到Excel。 （2）导出到文本文件。 （3）导出到XML文件。 （4）导出到Word邮件合并数据源文件。 1．导出到Excel 【例】将dx表中的数据导出到Excel。 图6.1 导出到Excel步骤1 图6.2 导出到Excel步骤2 图6.3 导出到Excel步骤3 图6.4 导出到Excel步骤4 2．导出到文本文件 【例】下面以bmdm表为例，将数据导出到文本文件中。 STEP 1打开示例数据库“设备.accdb”，打开“bmdm”表； STEP 2在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“文本文件”，指定保存位置及保存文件名称，单击“确定”按钮； STEP 3在打开的“导出文本向导”对话框中，指定导出数据格式，由于导出的文本文件中的一行对应表中的一条记录，因此需要确定数据之间的分隔方式。这里选择“带分隔符－用逗号或制表符之类的符号分隔每个字段”，下面的列表框中显示出导出数据格式。单击“下一步”按钮； STEP 4确定所需的字段分隔符。这里选择“逗号”并勾选“第一行包含字段名称”复选框，单击“下一步”按钮； STEP 5指定输出文件路径及文件名，单击“完成”按钮； STEP 6系统提示完成导出，单击“关闭” ； STEP 7打开“bmdm.txt”文件，查看内容。 3．导出到XML文件 【例】把zz表导出到XML文件。 STEP 1打开示例数据库“设备.accdb”，打开“zz”表； STEP 2 在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“XML文件”，打开“导出”对话框，指定保存位置及保存文件名称，单击“确定”按钮，如图所示； STEP 3选择要导出的信息，可以只导出数据或数据架构，也可以选择导出样式表XSL，该文件是基于Access窗体、报表或数据表中的样式表信息而生成的，并且能够创建Web文件以便在浏览器（HTML文件）和服务器（ASP格式的文件）中运行。本例中将选项全部选中，然后单击“确定”按钮，如图所示； 4.导出到Word邮件合并数据源文件 【例】利用“缴费”数据库的jftz表中的数据创建Word邮件合并数据源，制作“缴费通知”word文档。 STEP 1打开“缴费”数据库并选中jftz表； STEP 2在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“Word合并”，打开“Microsoft Word邮件合并向导”对话框，在打开的对话框中，选择“创建新文档并将数据与其链接”； STEP 3创建如图所示的Word文档； STEP 4在Word窗口中，将光标定位在“您好”之前，然后单击“邮件”选项卡“编写和插入域”组的“插入合并域”，选择“姓名”，完成“姓名”域的插入； STEP 5重复STEP 4，分别在“电话”、“欠费”及“金额”文字后插入“电话”，“欠费时间”及“欠费金额”字段； STEP 6单击“邮件”选项卡“完成”组的“完成并合并”，选择“编辑单个文档…”，打开“合并到新文档”对话框，选择“全部”，并单击“确定”按钮； STEP 7 根据jftz表中数据生成一新word文档，如图6.22所示； STEP 8保存Word文档。 6.2.2数据的导入 导入数据的特点是可以将它自定义以适应自己的要求，一旦一个表被导入，就可以修改它的结构、数据类型，并且可以对该表加上基于表的规则，可以指定一个主键，改变字段名称，还可以设置其他字段属性。 1.从Excel导入数据。 2.从文本文件导入数据。 3. 从Word导入数据。 1．从Excel导入数据 【例】将“部门.xlsx”数据导入到Access。