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PAGE 1 共 NUMPAGES 3页第 PAGE 2页 文档管理规定 1 目的 为规范和加强公司管理制度制定、收、发文件的管理，及时处理公司各类应长期保存文档，准确便捷地查找相关信息，特制定本规定。 2 适用范围 本规定适用于公司级管理制度的制定、修订以及公司工作中形成的各类应存档文件资料的管理。 3 职能职责 3.1 综合管理部是公司文档的归口管理机构。负责各种公司级管理制度、内部重要发文、外来文件的编号、传递、分类、存档、保管。 3.2 各部门对本部门所形成的各类文档和部门内部文件规定进行管理负责。 3.3 管理人员应对自己所形成的文档资料的准确性、完整性、归档的及时性负责，对所利用的文档负保护及保密责任。 4 文档编号 4.1 管理制度编号规则 公司所有的管理制度，按照编号规则统一编号。本文中管理制度是指公司级别的行政、人事、后勤以及财务管理制度。 ** / MS — AA — B — C 修订版本号，依次为A、B、C… 管理制度流水号01、02、03… 编制部门代号，综合管理部：**； 财务部：**；工程租赁部：**。 管理制度统一代号：MS 公司代号： 例：综合管理部编制的管理制度，流水号为01，修订版本号为A。 则文件编号为：**/MS-**-01-A 4.2公司发文编号规则 所有需要综合管理部存档的公司发文，由综合管理部统一编号、输出、流转、存档。 ***** ***** XXXX YY 号 发文流水号1、2、3… 发文年份 公司代号发文代号 例：2011年公司发文第16号，则文件编号为****[2011]16号 4.3公司收文编号规则 所有需要综合管理部存档的公司收文，由综合管理部统一编号、传递、存档。 XXXX YY ZZ XXXX YY ZZ 收文流水号01、02、03… 收文月份01、02、03… 收文年份 例：2011年7月公司收文第18号，则文件编号为4.4所有的管理制度使用统一的封面，正文统一使用小四号宋体，行间距1.5倍，左、右页边距均为2.5cm，上页边距分别为3cm，页眉为1cm，下页边距为2cm，页脚为1cm。 5 文档分类 以下文档需要由综合管理部统一存档管理 5.1 公司级别的管理制度，包含各种行政、人事、后勤、财务类制度。 5.2 公司发文 5.2.1向上级单位、主管部门、地方政府、咨询机构等提交的各种正式文件。 5.2.2公司内部重要决定、通知、人事任免书。 5.2.3公司发布在办公平台及网站上的文件，保留电子版 5.2.4发给顾客的文件，与投标、报价、合同有关的文件由工程租赁部 5.3公司收文 5.3.1上级机关来文，主要指相关主管部门和地方行政主管部门来文。 5.3.2 6 文档管理要求 6.1各种需要存档的文档资料无论是电子版还是纸质文件都需要根据不同的类别单独存放，同时建立文件目录，及时更新电子版目录，并定期更换纸质文件夹中的目录，保证目录与存放文件相对应。 6.2 所有的公司级管理制度，经由审核、审批后由综合管理部发放到各部门，并由各部门签收，形成《文件发放记录》与原件一起装订保存。 6.3 公司发文经由审核、审批后由综合管理部统一编号、输出、发放，并由接收单位签收，形成《发文登记表》与原件一起保存。 6.4 综合管理部收到外来文件后，需要存档的在《外来文件登记表》上予以登记，然后根据收文内容将复印件传递给相关部门或人员处理。原件综合管理部留存。 6.5归档文件目录，保留电子版和纸板两种形式的文件目录，随时更新电子目录，保持目录的齐全、准确、真实、无漏项，定期打印纸质目录，保持存档文件与目录一致。 7 文件借阅 7.1公司各部门因工作需要借阅综合管理部存档的相关文件时，应填写《文件借阅登记表》，并在使用完毕后及时归还。 7.2各部门借出的文档资料在使用完后及时归还综合管理部，不得转借。使用过程中必须注意保护不得损坏、遗失。 8相关记录 序号 记录名称 记录编号 保存期限 保存地点 归档期限 1 文件发放记录 无 永久 综合管理部 即时 2 管理制度文件目录 无 即时更新 综合管理部 即时 3 发文登记表 无 永久 综合管理部 一年 4 外来文件登记表 无 永久 综合管理部 一年 5 文件借阅登记表 无 三年 综合管理部 一年 序号 修改日期 修改条款 修改标记 修改通知单编号 修改人 9本文件修改记录表