报表数据处理.ppt

报表模板与报表数据处理 5.4 一、使用报表模板调整制作报表格式 调用“格式”菜单下的“报表模板”功能，使用系统预置的报表模板。 报表模板选择完成之后，点击〖确认〗按钮，系统会提示“模板格式将覆盖本报表格式，是否继续？” 点击〖确定〗按钮执行覆盖并采用新模板的格式，点击〖取消〗按钮表示放弃采用新模板格式。 二、报表数据生成 报表系统在“格式”状态下定义的表头、表体、表尾以及报表公式等完成后，可以通过单击“格式”按钮，由“格式”状态转换为“数据”状态，报表会自动计算出相应报表的数据，生成所需要报表。 或者通过“报表重算功能”也可以生成报表数据。 如果在所有的表页中没有本期的报表表页，则需要先在本报表中插入新表页，可点击“编辑”菜单下的“插入/表页”功能项，系统提示需要输入“插入的表页数量”，输入为1时，表示只插入一个新表页，点击“确认”钮，则一张新表页随即被插入到此报表中，接着用户需要输入关键字的值，可调用“数据”菜单下的“关键字/录入”功能，输入本表页所对应的年、月、日等关键字的值，系统提示是否重算本表页，选择“是”，本期的报表即可编制完成。 随后，可调用“数据”菜单下的“审核”功能对新编制完成的本期报表进行平衡关系检查，检查没有问题，则说明本期的报表编制无误，接下来就可以将此表页打印输出了。 三、报表审核 当报表系统处于数据处理状态，在表页计算执行完毕之后，用鼠标选取“数据”菜单下的“审核”功能，系统将按审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，显示MESSAGE后的信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。 例如执行资产负债表的审核，若发现单元D39与H39的实际数据不等，则系统会弹出一提示框，提示信息为“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”。按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息时，则表示该报表各项勾稽关系正确。 每当对报表数据进行过修改或重新计算后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。 四、舍位平衡 当本期报表编制完毕，需要对报表进行舍位平衡操作时，可按以下要求操作：确保报表处于数据处理状态，用鼠标选取“数据”菜单下的“舍位平衡”项，系统将按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位操作，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。 五、报表输出 报表输出包括报表的屏幕输出和打印输出，输出时可以针对报表格式输出，也可以针对某一特定表页输出。 输出报表格式须在格式状态下操作，而输出表页须在数据状态下操作。输出表页时，报表和报表数据一起输出。输出表页数据时会涉及表页的相关操作，比如表页排序、查找、透视等。屏幕输出时，可以对报表的显示风格、显示比例加以设置。打印报表之前可以在预览窗口预览，打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作。 打印输出一般包括页面设置、打印设置、打印预览和打印几个步骤。 (一)页面设置 调用“文件”菜单下的“页面设置”功能即可进入到“页面设置”窗口，如图所示。 1.页首和页尾。一个完整的报表由表头、表体、表尾三部分组成。表头包括表的标题、编制单位和会计期等，表体是报表的数据，表尾包括报表的附注、说明等。打印报表时，在每张纸上都应打印表头和表尾。 如果一张表页的长度大于设定的纸张长度，这张表页将分为几张打印纸打印。报表的表头打印在第一页上，报表的表尾打印在最后一页上，中间的几页就会只有数据没有表头和表尾。因此为了使分开打印的几页都有相同的表头和表尾，应把表头设为页首，把表尾设为页尾，设定的页首和页尾在分开打印的每一张纸上都打印一遍，使所有的纸上都有相同的表头、表尾和不同的报表数据。 2.页边距。页边距是指起始打印位置、末尾打印位置与打印纸边界的距离。页边距以像素为单位，可分为上边距、下边距、左边距和右边距。 (二)打印设置 打印设置包括设置打印机、打印纸、打印质量等。 (三)打印预览 打印预览可以随时看到实际打印效果。 (四)打印 报表处理系统每次打印当前表页的内容。在格式状态下执行打印，只打印报表的格式；在数据状态下执行打印，将打印当前表页的所有内容。数据套打可以只打印数据状态下的数据页内容，对于格式页内容不打印。 * 河北地质职工大学《会计电算化》课件　 河北地质职工大学精品课程 * 河北地质职工大学《会计电算化》课件　 《财务软件使用教程》，孙莲香主编，清华大学出版社 * 河北地质职工大学《会计电算化》课件　 河北地质职工大学精品课程