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常见会议的组织
会议,是我们工作中遇到最多的事。我们毕业后,很多同志会在基层工作,但也有一些同志会到机关工作,机关每个科股都会遇到组织会务的工作;在基层同样也离不开会议,不过,基层的会议程序要少很多,组织起来相对要方便一些。今天我结合我的工作经验和大家共同研究一下机关常见会议的组织方法。
一、会议的种类
部队的会议有很多种,从大家到部队来了以后,就经常参加各类会议,特别是到了学院后,也参加不少会议,那么这些会议主要有哪些种呢?
(一)按照会议规模(规格)分类
大型会议,参加会议人数多,出席会议领导级别高,有的会期比较长。这种会议标准要求高,需要协调的事宜多,组织起来比较困难。有党代会、党委扩大会议(人数少,但规格很高)、动员大会、总结表彰大会。
中型会议,参加会议人员较多,多为本单位的例行会议,有一套较为成熟的运作过程,组织起来比较方便。主要有,官兵代表会议、干部大会、行政例会
小型会议,参加人数少,程序简单,内容单一,组织起来相对容易,但也容易被忽视。主要有,座谈会、研讨会等等。
(二)按照会议性质分类
党务会议:党代会、党委扩大会议
行政会议:动员大会、总结表彰大会
(三)按照会议内容分类
二、会议的准备
会议的重点工作是在会前,会前的各项准备工作直接关系到会议成功与否。
(一)文字材料的准备
1、方案
开会前,要根据领导指示和年度工作计划,及时着手拟制会议方案,搞好请示汇报,就会议的名称、内容、参加人员,出席人员,主持人、需要发言、讲话、作指示的人员确定下来,再拟写方案。
2、议程
会前,要根据要求,按照领导签发的《方案》,打印议程,这个议程要请示领导同意,也可以在《方案》中直接写出,减少程序。
议程包括:会议名称、时间、地点、参加人员、主持人、会议程序
谁主持,谁宣读、传达文件,谁作指示,之前一定要请示好,防止出现扯皮现象。
议程打印好后,要及时呈送需要出席会议的领导。
3、通知
根据会议要求,按照《方案》,及时拟制下发会议通知,主要内容包括会议时间、地点、参加会议人员、着装、携带物品,如要住宿,要安排好食宿,确保所有人员按时参加会议。
4、秩序册等会务材料
一些大型会议,时间长,规格高,要印制秩序册,主要包括:会议名称、各项会议的时间、地点、与会人员、主持人、会议日程安排,如要住宿就要明确房号,明确会务组的房号,以便与会人员方便协调;如要就餐要包括就餐桌号;如要外出参观,就要明确车号。
5、讲话材料
会议的重点就是讲话,如果领导不讲话,那就不成会议,所以说,讲话材料才是会议的重中之重。讲话材料主要包括:主持词、传达提纲、发言材料。
(1)主持词
主持词起着串联会议的作用,所以非常重要。主持词首先要说明召开的会议的原因,目的,意义,简介会议的程序,如果是召开党务会或者官兵代表会等一些有明确程序的会议,要依法报告到会人数等情部。每一项议程结束后,要引导下一个议程开始。最后,要小结会议情况,对发言讲话进行小结,提出明确要求和会后需要把握的重点,有时也要讲评与会人员参加会议情况。
(2)传达提纲。有些会议需要,比如党委扩大会议,此项会议首先就要传达上级党委扩大会议精神。这主要以上级下发的相关材料和领导讲话来确定。
(3)发言材料。这是会议的核心内容。
先介绍一个小常识。各级别的领导讲话的材料名称是有所区别的,比如,党委书记代表党委所说的,就要称为报告;副书记的就称为讲话;部门领导的讲话就称为发言。报告、讲话、发言是有级别区别的。
发言材料有很多种,这里介绍两种
一是动员。动员通常是活动、行动之前进行的思想发动。所以动员讲话首先要说明活动的目的意义,然后讲清方法步骤,最后提出明确要求。
二是总结。总结通常是活动、行动等工作后的小结,总结首先要简要介绍活动开展的基本情况;二是要讲一讲主要特点;三是讲活动中的主要收获;四是活动中还存在的不足;五是下步如何将活动深入开展下去,或者说是下步打算。
讲话材料要注意几点:一是语气要实在,不要说虚话,大话,套话。二是语言要精练,不能啰嗦,不能有重复。三是标题最好是对仗。四是内容要详实,比如总结讲话中要有实例,要有能站得住脚的实例,不能搞假的。
(二)会场准备
会场准备是开好会议的一个重要条件。
1、会场的选定
会场主要根据与会人数和会议性质以及布置要求确定,当然这主要是要搞好汇报,作为参谋人员要给领导提供一手资料,对本单位各种场地了如指掌,要做到问不倒,对领导可能提出的问题,心中要有数,以便随时回答。
2、会标
会扬确定后,就是准备会标。会标就是悬挂在会场抬头的会议主题。这是会议的门面,是形象,所以领导比较重视。我主要介绍三个方面。
(1)材质、制作方法。我们要根据不同的场地,选择不同的材料质。
室内,我们主要是使用纸制,这种材质的优点是字有立体感,材料便宜,但
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