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文書及檔 案管理電腦化作 業規範 （99 年修 正版 ） 中 華民國 99 年5月 1 目 次 壹 、 總則 3 貳 、 業務管理規範 6 參、 系統管理規範 11 肆 、 系統技術規範 18 附 錄1 ：文書相關 流程 26 附 錄2 ：傳輸 檔 案格式 32 附 錄3 ：中 文字碼處理說明 106 附 錄4 ：代碼 清冊 114 附 錄5 ：公文電 子交換架構 119 附 錄6 ：公文電 子交換附件格式 123 附 錄7 ：檔 案管理 系統功能說明 129 附 錄8 ：電 子檔 案格式表 135 附 錄9 ：電 子媒體規格表 136 附 錄10 ：機關電 子檔 案統一命名原則 137 2 文書及檔 案管理電腦化作 業規範 壹 、總則 一、為提高 文書 製作品質 、加速 文書 核擬效率、掌握文書處理流程 、提 升公文交換效率、增進檔 案管理效能 、便利民眾申請 應用 ，並建立 電腦化標準作 業流程及 共通準則 ，特訂 定本規範 。 二、本規範 主要依據如下 ： (一) 公文程 式條例 。 (二)檔 案法及 其相關 子法規定。 (三) 機關 公文電 子交換作 業辦法。 (四) 「行政院及所屬各 機關 公務人員電 子識別證管理作 業要點 」。 (五) 「文書處理手冊 」及 文書 流程管理相關規定。 三、本規範 適用範圍 如下 ： (一) 以電 子化設備進行之文書 製作作 業。 (二) 以電 子化設備輔 助之文書 核擬作 業。 (三) 以電 子化設備輔 助之文書處理流程管理作 業。 (四) 以電腦 系統及電信網路 進行之文書傳遞交換作 業。 (五) 以電 子化設備輔 助之檔 案管理作 業。 各 機關 基於實際 需要 ，於不違反 本規範 之限度內 ，得自行訂 定細 部處理作 業規範 。 四、本規範依使用 人員及 功能 ，分為以下 4部 分 ： (一) 業務管理規範 ：提供 文書 、檔管 、資訊 與承 辦人員 辦理電 子化 文 書及檔 案管理之作 業規範 。 (二) 系統管理規範 ：提供資訊 人員規劃 文書及檔 案管理電 子化作 業系 統之作 業規範 。 (三) 系統技術規範 ：提供資訊 人員開發設計 文書及檔 案管理電 子化作 3 業系統之技術規範 。 (四)附 錄：提供 業務管理 、系統管理及 系統技術規範 之詳細規定說明 ， 可 分為下列3類 ： １、共同規定：提供 文書及檔 案管理電腦化作 業共同所 需之詳細規 定說明 ，包括附 錄 1之文書相關 流程 、附 錄2 之傳輸 檔 案格式 及附 錄3 之中 文字碼處理說明 。 ２、文書電腦化作 業：提供 文書電腦化作 業之詳細規定說明 ，包括 附 錄4 之代碼 清冊 、附 錄5 之公文電 子交換架構 、附 錄6 之公 文電 子交換附件格式。 ３、檔 案管理電腦化作 業：提供檔 案管理電腦化作 業之詳細規定說 明 ，包括附 錄7 之檔 案管理 系統功能說明 、附 錄8 之電 子檔 案 格式表、附 錄9 之電 子媒體規格表、附 錄 10之機關電 子檔 案 統一命名原則 。 五、為達成節能減紙之目標 ，各 機關 文書及檔 案管理相關作 業，如公文 製作 、文書 核擬 、流程管理 、傳遞交換及檔 案管理 等，應建立公文 全程電 子化作 業系統，明訂節能減紙指標 ，邁向 無紙化 ，紙本作