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项目六 会展筹备工作 任务一 会展举办信息 一、会议通知 会议通知是告知与会者有关与会事项的会议文书，是 传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 任务一 会展举办信息 （一）会议通知准备 1.会议通知的作用 1）传递会议信息 2）收集信息 3）反馈信息 4）履行相关义务 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 1）发布性通知： 用于发布行政规章 制度及党内规章制度。 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 2）批转性通知： 用于上级机关批转下级机 关的公文，给所属人员， 让他们周知或执行。 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 3）转发性通知： 用于转发上级机关和不相 隶属的机关的公文给所属 人员，让他们周知或执行。 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 4）指示性通知： 用于上级机关指示下级 机关如何开展工作。 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 5）任免性通知： 用于任免和聘用干部。 任务一 会展举办信息 2. 会议通知的种类 6）事务性通知：用于处 理日常工作中带事务性的 事情，常把有关信息或要 求用通知的形式传达给有 关机构或群众。 任务一 会展举办信息 3. 会议通知的内容 1）告知会议目的； 2）告知与会应知事项，包括时问、地点、与 会要求等； 3）告知应做准备事项，包括人和物品厦与会 相关资料准备等； 4）与会者的名单，包括姓名、联系方式等。 任务一 会展举办信息 4. 会议通知的结构 1）会议通知标题和主送机关 ： （1）会议通知的标题； （2）通知的主送机关 。 2）通知的正文： （1）通知缘由 ； （2）通知事项 ； （3）执行要求。 任务一 会展举办信息 5. 会议通知的形式 任务一 会展举办信息 6. 会议通知的发放 1）准备和分发会议通知 ； 2）打印会议通知 ； 3）发送会议通知 。 4）注意事项： （1）对拟发重要的行政公文、重要人事变动通知要特别注意，不要出现发错情况，造 成不良影响。 （2）一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需 做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。 （3）对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还 要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。 （4）有时，会议期间要开一些小会，所以还有个会间通知的问题。会间通知要贴在醒 目处，一定要写清会|义的详细场所，最好在会上宣布或在饭前通知，否则，很难通知到 所有与会者或有关与会者。 任务一 会展举办信息 二、参展商、观众邀请函 任务一 会展举办信息 （一）参展商邀请函 参展商邀请函是一种以个别发送的方式邀请特定的法 人、其他组织或个人参展的文案。参展商邀请函的基本内 容与招展公告相差无几，一般也分为详细和简要两种版本， 内容简要的参展商邀请函一般要同时附寄参展说明书。 任务一 会展举办信息 （二）参展申请表 参展申请表又称参展注册 申请表、参展回执、参展报名 表等，是参展单位向主办单位 或组委会申请参展并租赁展位 的文件。 任务一 会展举办信息 （二）参展申请表 参展申请表的基本内容： 1）参展单位的基本情况。包括名称、性质、地址和联 系方式等。 2）展品的名称、性质和数量。 3）拟租展位的规格、数量、展位费。 4）如需在缴纳租金后再确认其参展资格，可要求填写付款方 式和日期。 5）提交申请表的方式（邮寄、传真或网上提交）和截止日。 6）备注条款。 任务一 会展举办信息 （三）参展确认书 参展确认书又称参展确认函或展位确认书（函），是主办单位在受到参展 申请单位的参展申请表或注册申请表并经过审查，确认其具备参展资格后，向 其发出的同意参展的文件。 【参展商邀请函例文】 ×××展览会参展确认书 ××××公司： 贵公司《×××展览会参展申请表》以及展位费预付款××元人民币均已收到， 我们诚恳接受贵公司参展及展位租赁申请，请于2007年×月×日9：00-17：00携 此确认函前来××××展览中心办理布展手续并布展。 感谢贵公司的大力配合和支持！ ××××展览会组委会 2011年×月×日 任务一 会展举办信息 （四）观众邀请