档案管理课件--四-文书立卷(第1节).pptVIP

第四章 文书的整理与归档 文书整理的两种方式： 1.以卷为单位 2.以件为单位 第四章 文书的整理与归档 第一节 文书立卷 文书立卷是将已经办理完毕、具有保存价值的文书，按照其内在联系和形成规律进行整理加工，分门别类地组成案卷的工作。 文书立卷既是文书处理工作的最后环节，又是档案收集工作的起点，是文书与档案切换的环节。 一、文书立卷的原则和要求 遵循文件形成的特点和规律（如：收集） 保证文件之间的历史联系； 确保归档文书的齐全完整； 保证立卷质量； 区分文件的不同价值 便于文件的保管、检索和利用。 二、文书立卷的方法 文书立卷的方法是由文书立卷的基本原则和要求决定的。各个单位的工作性质和职能不同，形成的材料不一样，这就决定了立卷方法的多样性和灵活性。 二、文书立卷的方法 按问题特征立卷 按作者特征立卷 按名称特征立卷 按时间特征立卷 按地区特征立卷 按通讯者特征立卷 （一）按问题特征立卷 问题是指文件内容记述和反映的某方面的工作情况或涉及的人物、事件、事物等。按问题特征立卷是将反映同一问题的文书组成一个案卷。 按问题特征立卷能反映某一方面或某一具体问题的相互联系和对问题的处理情况，揭示活动的全貌，保持文件内容方面的联系。 按问题特征立卷是一种最常用的立卷方法，运用最为广泛，有很大的灵活性。 例如： 淄博市检察院关于处理张三贪污案件的材料 （一）按问题特征立卷 应考虑和注意的问题： 1.要考虑问题的针对性，将反映问题本质的文件材料收集齐全； 2.要考虑问题的系统性，保持文件材料之间的时间顺序和自然衔接，以方便查找； 3.有些文件材料是不适宜按问题特征立卷的，如一次会议形成的若干份问题不同的文件。 （二）按作者特征立卷 文件作者指制作文件的单位、部门或人。按作者特征立卷是将属于同一作者的文件组合成案卷。 这种立卷方法特征明显，易于掌握，方便查找和利用。 按作者特征立卷反映同一作者的工作活动，体现文书的来源、重要程度和行文关系，便于反映本单位的工作以及其他单位与本单位的联系。 由于作者的职能和地位不同，按作者立卷，能够自然地区分文件的重要程度和保存价值。 例如： 山东理工大学文学与新闻传播学院2012年文件 （二）按作者特征立卷 应注意的问题： 按作者特征立卷时，不能机械教条，不能人为的拆散有密切联系的不同作者的文件材料。 如：下级的请示和上级的批复 （三）按名称特征立卷 名称是指文件的名称。按名称特征立卷是把同一名称的文件组成一个案卷。 文件名称反映了文件的不同效能、作用和性质，说明了文件的重要程度。 这种立卷方法能较好的反映单位的工作活动，适当地区分文件的重要程度和保存价值。 例如：山东理工大学2012年党委会议记录 （三）按名称特征立卷 应注意问题： 有些文件虽然名称相同，但实际性质却并不相同，立卷时不能单纯地考虑文件的名称一致，还要综合考虑文件的内容、作者等特征。 如：文件名称都是通知，有上级的指示性通知，也有一般的事务性通知，两者就不能放入一卷。 （四）按时间特征立卷 时间是指文件形成时间和文件内容所针对的时间。按时间特征立卷是将属于同一年度、季度或月份的文件分别组成案卷，通常是按文件内容针对的时间立卷。 按时间特征立卷，可以保持文件时间上的联系，反映一个单位一定时期的工作特点和发展状况，便于按时间查找文件和考查单位在不同阶段的工作情况。 这种立卷方法操作简单，多用于时间特征明显的专业性文件。 例如： 山东理工大学2011年度工作计划、总结 （五）按地区特征立卷 地区是指文件来源的地区、文件内容针对或涉及的地区，一般指行政地区或自然区域。按地区特征立卷是将内容涉及同一地区（如省、市、县、乡）的文件组成案卷，或把同属于某一地区的作者的文件组成案卷。 按地区特征立卷可以反映文件之间的横向联系，便于对各地区工作的了解和比较。 按地区特征立卷适用于领导单位的文书立卷，通常与其他特征立卷方法结合运用。 例如： 中共淄博市委关于张店区整党工作中若干问题的指示和情况汇集 （六）按通讯者特征立卷 通讯者是指有密切的文件往来关系的双方单位。按通讯者特征立卷是将本单位与某一单位就某些问题进行工作联系或协商而形成的来往文件集中组成案卷。 按通讯者特征立卷，反映单位之间处理有关问题的沟通联系过程，展现本单位的对外交往，体现收发文单位双方或个人之间的联系。 适用于单位往来文书的立卷。 例如：山东理工大学与XXX建筑公司关于建造职工住宅楼的来往文书 （七）立卷特征的灵活运用 在实际工作中，单纯的按某一个特征立卷的情况是很少的，总是要结合其中的两个或两个以上的特征来进行立卷。 （七）立卷特征的灵活运用