福建省信息职业技术学院应用语言系《秘书实务》教程课件.ppt

福建省信息职业技术学院应用语言系《秘书实务》教程课件 第八讲 信息工作本讲内容及要点 信息与信息工作的含义； 信息工作的特点、意义和要求； 秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法； 高层次信息的开发。 8-1 信息工作概述 8-1-1 信息与信息工作 A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。 课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？ B. 信 息 的 特 征 信息的七种特性： 1，客观性； 2，无限性； 3，时效性； 4，共享性； 5，可传输性； 6，可加工性； 7，可扩散性。 C. 信 息 工 作 我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。 秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。 为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。 8-1-2 信息工作的作用（上） A.辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。 [案 例] “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。 B.协助领导者科学管理 科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。 [过 程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标 8-1-2 信息工作的作用（下） C.开阔领导者与秘书的思路 信息社会 · 现代领导者的“信息饥饿”。 秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。 D.提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。 8-1-3 信息工作的特点 “四性特点”—— 8-1-4 信息工作的要求 信息工作6项要求： 8-2 信息的获取 8-2-1 信息获取的范围 8-2-2 信息获取八渠道 8-2-3 信息获取的方法 怎样捕捉信息？ “八法”。 8-3 信息的加工 8-3 信息的加工 信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。 信息加工——将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。 信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。 8-3-1 信息加工的方法（上） A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。 C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。 8-3-1 信息加工的方法（下） E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。 G.图表法。一目了然，易传易用。 H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。 8-3-2 信息简报（信息内刊） 记载和传递、报送信息的文字材料。 特点：“新、深、实、短”。 秘书编写信息简报6点要领： 标题醒目； 主题集中； 内容新鲜； 结构简单； 篇幅简短； 语言简洁。 8-4 信息的提供与存储8-4-1 秘书信息提供的对象——“三个提供” A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息； B.