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会议接待策划方案 一、会议主题： “我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会 GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选 二、会议时间： 2015 年 12 月 5 日至 2015 年 12 月 6 日 （早 9：00- 晚 6：00） 三、下榻酒店： XXX温泉度假酒店 四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路 16 号云南创新生物产业孵化器 五、环境布置 （一）会场外区域布置 酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅 会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从 入口到会议室导示牌、 会议室门口放置签到桌、 会议室外设置产品展示区域 （二）会场内主要区域布置 会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放 会议用品 : 白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等 会场氛围：主题布标、背景音乐 六、会议接待流程细节 1）会前准备要求 1、确认出席会议的人数，参会人员的详细信息、会议名称，参与单 位（包含：主办、协办、承办、指导），会议日程安排，会议的主宾 身份，会议坐次顺序安排。 2、安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。 3、准备会议资料，设计制作会刊，设计制作四份评分表，由承办单 位按会议要求根据参会人数印刷。 准备领导发言稿以及新闻通稿。 准 备会后赠送用礼品（由承办方负责）。 4、根据承办单位所提供的资料，在会议室外设置产品展示区。 5、在会议室内为参会宾客提供茶歇服务（热茶、咖啡和糕点）。 6、确认会议室内各种用具和设施符合会议要求（签到台 / 椅、签到簿 笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸 / 笔）。 7、确认会议设备就位，如：讲台、投影屏幕、 LED屏幕。调试好相 关设备如：话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。 8、核对会议横幅和指示牌内容并制作和放置指定位置。 9、会议摆台标准 签到桌及文具用品 在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。 如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等，要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前 30 分钟准备妥当。 10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间，并派专人职守。 11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调， 灯，话筒，投影等。 12、准备安全应急预案 2）会议迎候服务（会议开始前 30 分钟门口迎候） 1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人， 请宾客签到、 发放资料（会 议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。 （迎宾是否招募志愿者？ 还是工作人员？） 2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会 场。 3）会议服务程序 1、工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐 要求、确认会议人数。 2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。 3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤 其主席台需特别关注。 4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。 5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其 它不相关人员对会议客人的干扰， 尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的 客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。 6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉 / 关大 门。 7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各 种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。 4） 会议结束服务 1、打开会议厅大门，引领客人到出口。 2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。 3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备 有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。 4、找合适机会询问主办方意见或建议。 5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物 品。 七、会议流程细节 12 月 4 日： 全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到 宾客到达酒店入住以后， 拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人 员电话，由对接人员进行登记完成报道。 或直接来到南亚促进会像工 作人员进行报道。 12 月 5 日： 8：30-9 ：00 迎接与会宾客签到并进场就座 9：00-9 ：15 与会相关领导发言致辞 9：15-9 ：30 国际食品安全协会及协会项目介绍 9：30-10 ：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介 绍） 10：30-10 ：45 进行茶歇休息 10：45-11 ：30 与会约 15 家企业演讲并进行打分 11：30 相关领导或主持人宣布上午会议结束 11：30-14 ：30 午餐、午休并返回会议室 14：30-15 ：30 与会约 20 家企业演讲并进行打分 15：30-15 ：45 进行茶歇休息 15：45-18 ：00 与会约 35 家企业演讲并进行打分 18：00 相关领导或主持人宣布当日会议结束 18：