商务需求统一对接通知.docVIP

广东恒洁卫浴有限公司 文件名称 商务需求统一对接通知 批 示 制订人 审核人 批准人 韦锋源 编 号 HJ-XZ(Y)-2014-004（T） 制订日期 2014年11月11日 所属部门 营销行政部 生效日期 审批之日 分发部门 营销总经理、营销中心各部门 是否阅签 否 是否短信通知 否 随着公司规模的发展壮大，嘉宾的接待需求越趋明显，为了统一口径，进一步提升本公司在卫浴行业的形象定位，树立行业标杆，传播品牌知名度，彰显恒洁企业文化，体现恒洁人的专业素质，同时更顺畅地与各工厂衔接，后勤保障的提前筹备，特对参观流程及相关需求拟定如下： 一、接待客户分类： 代码 类 型 备 注 1 经销商 合作客户 学习、参观 2 意向客户 考察、参观 3 工程类 合作客户 学习、参观 4 意向客户 考察、参观 5 信心之旅 增强信心，企业文化传播 6 其 它 除前5类外的参观需求 1.零散接待：6人及6人以下对接商务司机——许水生、许伟强 2.团体接待：6人以上及代码为5、6的对接商务专员——韦锋源 3.参观注意事项： 工厂参观禁止抽烟、拍照（公共区域、外围环境允许拍照，生产车间一律禁止拍照） 工厂参观不得随意触摸产品物料，听从现场工作人员安排； 培训教材、产品素材对接口，经销商唯一对接口：区域专员、大区经理；其它对接口为接待部门，工厂不提供任何资料。 4.接待要求： 商务司机：统一穿着工服、佩戴工作牌，配备好矿泉水、参观证，协调安排好车辆、餐饮、住宿； 接待人员：统一穿着工服、仪表整齐、工作牌，配备无线旷音器，协助安排会务事宜； 工厂保安提前做好沟通，接待车辆到达即可通行。 二、需求部门责任： 1.接待、住宿、餐饮、工厂参观等安排或协助，须至少提前1天提交申请至营销行政部备案； 2.对接人员或指定人员提交需求表，同时与商务专员沟通相关要求； 3.提供来访人员信息，主要包括访客名单，介绍领队人； 4.接待过程中协助管理现场，介绍相关接待人员，引导访客； 三、参观申请流程： 需求部门书面报备→行政部确认信息→各工厂落实行程→安排接待参观 鉴于销售部及工程部参观接待较为频繁，避免对接信息错漏，造成不良影响，由部门经理指定专人与营销行政部对接；其他部门人员可将信息直接对接营销行政部。 四、项目型参观 信心之旅因为来访人数众多，前期准备工作较多。每一次须提前20天提交申请安排团体参观，避免参观行程重叠。 五、其他要求 1.如遇星期天参观工厂，临时性安排或非工作时间内提出申请需求等，在营销行政部未能调配资源情况下，由需求部门自行安排； 2. 需要会议室（包括资源支持）请在其他要求处注明； 3. 用餐有需求请注明午餐或晚餐，住宿有需求请注明标准及数量； 4. 于备注栏明确出发时间与客人到达时间，航班时间，对接人参观具体到达时间变动须提前通知工厂； 5. 吃住行及其他需要行政部支付费用的于备注栏注明，所产生的费用授权行政部报销直接归入部门； 6.请将该表格提前一天交到营销行政部。