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发送文件前需要通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 发送操作时的注意事项 ①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出； ②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿； ③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作； ④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （4）接收方式 自动接收 具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下： ①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始； ②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭； ③机器自动回到“准备好”（READY）状态。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 人工接收，操作步骤如下： ①使机器处于“准备好”（READY）状态； ②当电话振铃后，拿起话机与对方通话； ③通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收； ④挂上话机； ⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （5）解决“卡纸”问题 ①定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。 ②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。 ③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。 ④不选用边缘有毛茬传真纸。 ⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。 ⑥一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 秘书实务 办公室用品和设备管理 管理秘书实务（第二版） 4.1办公用品的管理 办公用品的具体分类有： 一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。 4.1.1办公用品的采购与进货 1.通常采购办公用品的程序 （1）由需要购买货物的人填写公司内部的“购买申请表”并签字 . （2）由采购人员向供应商发出购买需求信息，各供应商会返回对应的报价单或估价单，经过采购人员比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要授权人，即公司高级主管签字批准，同时要复制一份给会计部门，表示开始购货，准备付款。 4.1办公用品的管理 （3）当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送会计部门。 （4）采购人员要根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。 （5）会计部门收到发票后，对照交货单、入库单和订购单，三单货名、数字应相符，经财务主管签字批准，支付款额或支票。 4.1办公用品的管理 管