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交通部觀光局花東縱谷國家風景區管理處
網站電子信箱信件處理作業規定(97.3.27)
一、為加強便民服務，以網路e化之電子郵件作為與民眾雙向溝通之管道，期能增進民眾對交通部觀光局花東縱谷國家風景區管理處（以下簡稱本處）業務之了解，並有效提升本處處理網站「電子信箱」效率，特訂定本作業規定。
二、本處網站設處長信箱及意見信箱，可自本處網站 .tw/機制進入，另意見信箱帳號： service@.tw可直接寄送電子郵件。
三、電子信箱信件之收件機制及查閱：
（一）應於上班時間上、下午各收信至少一次以上。
（二）本處網站後端(查閱信件及回覆)網址 .tw/management/login.aspx。
四、電子信箱信件分類：
（一）第一類：陳情抱怨、施政諮詢、意見反應、索取可公開之政府資料、旅遊諮詢、提供產業資訊等信件。
（二）第二類：不具建設性之批評、個人情緒抒發、感謝信、自我推薦、廣告，或同一事由經予適當處理明確回覆後，仍一再陳情者。
五、信件之處理時限及方式：
（一）第一類：各單位應自收信日起三個工作天內完成回覆。
（二）第二類：各單位應自收信日起三個工作天內完成回覆或存參結案。
六、信件處理權責劃分：
（一）處長室行政助理：負責處理處長電子信箱之收信、列印、請處長批示辦理單位、分信事宜。
（二）資訊人員：負責處理意見信箱之收信、列印、請秘書批示辦理單位、分信、稽催事宜。
（三）各課（室、站）：各單位主管及指派收發聯絡人一名，專責配合本信箱信件之收件、稽催、協調及回覆等事宜。聯絡人異動時，應即通知資訊人員更正之。
七、回覆信件之注意事項：
（一）回覆內容宜避免公文用語及格式，文字表達應具體明確、親切、口語化。
（二）各單位信件應自行經電子公文系統創號(或掛號)陳核奉簽奉處長（或代理人）核定後回覆或存參結案。
（三）內容單純或本處網站公布之QA信件得由資訊人員逕為答覆。
（四）案情複雜之信件，如未能於規定期限三天內辦結者，各單位應先行回覆民眾說明目前辦理情形及延長理由，並由資訊人員逐案列管。
（五）各單位回信時應註明承辦人或主辦課室及連絡電話，以便來信民眾進一步查詢。
（六）信件係經簽奉處長（或代理人）核定者，需送奉核簽影本供資訊人員留存。
八、處理信件時，應確實依有關個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，俾確保民眾隱私權益。
九、處理信件過程之相關人員應確實掌握處理時效，並隨到隨辦，不得留置；承辦人公差、請假時，其職務代理人應確實代理，不得延誤時效。
十、各單位對來信內容具有建設性之意見及應繼續追蹤辦理事項者，應自行列管。
十一、本作業規定簽奉 處長核准後實施，修正時亦同。
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