文件传阅制度.docVIP

PAGE PAGE 2 文 件 传 阅 制 度 为规范公司内外部文件传阅程序，使文件管理的控制更加系统规范，并充分地发挥文件的指导性、及时性、准确性及有效性。特制定本制度。 一、根据公司文件的等级在规定范围内及时传阅，需签注意见的务必签署。 二、凡上级来文及有关单位来文，公司专职人员必须及时登记编号，填写公司文件处理笺，送相关领导批阅后，按照领导批示及时办理。 三、领导批阅文件时，须用钢笔、签字笔在指定栏目内签注批阅意见，姓名和日期，以保持文件整洁规范。 四、按照文件要求和领导批示需要传达学习的文件，及时组织传达学习；领导对传阅件有批示意见的，要按领导批示意见及时办理，不得拖延。 五、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围，不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。 六、要及时办理文件传阅签字手续，做到文文有下落，件件有登记，公司对上级及有关单位来文一律登记留存。 七、传阅文件的正本须由各相关部门专职人员进行存档，需要借阅文件的，须向专职人员办理借阅登记手续报相关部门批准，并认真妥善保存，用后及时归还。根据公司各类文件的性质进行层级划分，可分为下列五级文件，具体如下表所示： 文件等级 传阅范围 一级文件 集团公司领导间的传阅、批注及签署意见 二级文件 各子公司负责人间的传阅、批注 三级文件 集团各职能部门、实体公司各项目负责人的传阅及意见反馈 四级文件 各公司主管级以上的传阅 五级文件 全体员工的传达和执行 八、专职人员做好文件的清退工作，每日查对，每月清点，年终清查，发现缺少及时查找。 九、切实做好传阅过程中的保密工作，要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》。 十、本制度自公布之日起施行。 报： 发： ××物业 年 月 日 附一： 阅 签 表 文件名称 传阅日期 页数 传阅级别 □一级传阅 □ 二级传阅 □三级传阅 □四级传阅 □ 五级传阅 领导批示意见 阅 签 备注 注：1.传阅中不得将文件擅自复制或损毁，不得随意带出公司阅读，防止文件丢失或泄密。 2.每位员工都有义务保证传阅工作迅速有序进行。