计算机管理系统功能模块情况.docVIP

PAGE 14 计算机管理系统功能模块情况 为了贯彻落实新《规范》对药品经营企业全面推行计算机信息化管理，着重规定计算机管理的设施、网络环境、数据库及应用软件功能的要求，我公司ERP系统在2013年8月引进了KSOA软件进行了替换，该系统主要有基础信息管理、采购管理、收货管理、验收管理、储存管理、养护管理、销售管理、销后退回、出库复核管理、发货运输管理等模块，能够实时控制并记录药品经营各环节和质量管理全过程，下面对各功能模块情况做简单的介绍： （一）基础信息管理模块 质量管理员通过输入用户名、密码等身份确认方式登陆系统并进入信息中心，可实现对商品资料、客户资料等信息的录入，建立质量管理基础数据库并有效运行。系统对接近失效的质量管理基础数据进行提示、预警，提醒相关部门及岗位人员及时索取更新相关资料；任何质量管理基础数据失效时，系统自动锁定与该数据相关的业务功能，直至数据更新和生效后，相关功能方可恢复。 1．商品资料 商品资料维护用于维护企业经营品种的基础信息，其中包含商品编码、商品名称、助记码、包装单位、商品规格、产地、剂型、批准文号等。 2．客商资料 客商资料维护用于维护供货单位、购货单位资料，及销售人员和采购人员资质的维护。 3.基础数据与供货单位或购货单位的经营范围相对应，如药品所属类别与单位经营范围不对应，将无法购进或销售。 4. 系统对接近失效的质量管理基础数据进行提示、预警。并对失效的基础数据自动锁定，直至数据更新和生效。 图一 系统相关证照预警 （二）采购管理模块 采购员通过输入用户名、密码等身份确认方式登陆系统，由业务管理中心进入采购管理，可实现采购订货、采购退出等子模块的操作。 采购订货 采购员根据采购计划填制“采购订单”，内容包括：采购员、部门、制单人、单位名称、经办人、预到货日期、商品名称、商品规格、包装单位、产地、数量、结算价等内容。“采购订单”经采购部经理审核删除或确认通过审核系统自动生成采购记录。药品采购订单中的质量管理基础数据由数据库生成，系统对各供货单位的合法资质，能够自动识别、审核，防止超出经营方式或经营范围的采购行为发生。 图二 采购订单表 2.采购退出 采购员对需退回供货单位的药品填制“进货退出票单”， 内容包括：采购员、部门、制单人、单位名称、退货原因、商品名称、商品规格、包装单位、产地、数量、结算价等内容。退货数量的填写不得大于该药品的库存数量。 (三) 收货管理模块 采购收货 采购药品到货后，收货员检查运输工具和运输状况收并提取相应的采购订单，对照随货同行单（票）及实物确认相关信息后，按规定填写“收货单”。内容包括：收货日期、部门、单位名称、运输单位、发货地址、起运时间、运输方式、运输时限等内容。冷藏药品还需填写温控方式和温控状态等内容。如运输方式、运输时限、温控方式和温控状态等不符合《规范》要求的药品一律拒收。 图三 收货单 图四 冷藏药品收货单 2．销售退回药品收货 收货员要依据销售部门确认的退货凭证或通知对销后退回药品进行核对，确认为本企业销售的药品并且按《规范》相应要求进行检查后，方可收货并填写“销售退回票单”。销后退回的冷藏、冷冻药品，根据退货方提供的温度控制说明文件和售出期间温度控制的相关数据，确认符合规定条件的，方可收货；对于不能提供文件、数据，或温度控制不符合规定的给予拒收。 图五 销售退回票单 (四) 验收管理模块 验收员登陆系统后，由GSP管理中心进入药品入库质量验收，可实现进货入库GSP验收、销后退回GSP验收等子模块的操作。 1.进货入库GSP验收 验收员应根据《规范》要求对不同类别和特性的药品在规定时限内验收完毕，对验收合格的药品填写“进货入库质量验收”，系统自动生成验收记录完成入库。“进货入库质量验收”需填写货物名称、批次号、生产日期、保质期、抽检数量、外观质量检验情况、包装情况标签说明书、结论、验收意见等内容。特殊管理药品还需填写第二验收人。 图六 进货入库质量验收 2.销后退回GSP验收 验收员对销后退回的药品进行逐批检查验收，并开箱抽样检查,对验收合格的药品填写“销售退回入库质量验收”后，方可入库销售。不合格药品按《规范》有关规定处理。 图七 销售退回入库质量验收 (五)储存管理模块 储存管理可实现对商品库存查询、系统预警等子模块的操作。 1.库存查询 能够实时查询库存情况，及协助每月进行库存盘点工作，做到数量准确，账目清楚，账物相符。 系统预警 系统能够对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制，可实时查看近效期6个月的品种，超过有效期的可自动锁定及停销。 图八 近效期六个月商品预警 (六) 养护管理模块 1.养护员填写“重点养护品种确定表”，经质量管理员审核后确定，其他品种均为一般养护品种。 2.系统对库存药品按期自动生成养护计划，提