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文书档案的整理 主讲人: 市档案局经科处 陶亚坤 电话： 讲以下几个问题： 一、怎样收集文件材料？ 二、归档的文件材料怎样整理？ 三、怎样区分保管期限？ 四、上三级文件怎样处理？ 第一个问题： 怎样收集文件材料？ 怎样建立健全归档制度？ 归档制度主要包括三个内容： 归档范围、归档时间和归档要求。 归档范围要结合本单位的实际工作，参考国家档案局印发的《机关文件材料归档和不归档的范围》来制订。 归档时间一般是在第二年的上半年。 归档要求要齐全、完整；符合《归档文件整理规则》和相关制度要求， 归档工作中应注意的几个问题 1．注意收集零散文件 2．注意收集“帐外”文件 “帐外”文件大致有如下几种： 会议材料。机关领导人或专业人员开会带回的会议文件及会议记录，讲话记录等。 本机关制定的规章、条例、制度、办法等。 本机关各种基础数字统计、报表等。 机关领导人或有关部门形成的调查报告、考察报告、学习总结、汇报提纲等。 本机关向有关新闻单位发送的稿件、声像材料等。 机关领导人在公务活动中形成的声像材料等。 未经收发登记的机关领导人在公务活动中形成的亲启材料等。 归档工作中应注意的几个问题 1．注意收集零散文件 2．注意收集“帐外”文件 3．注意收集专业文件 4．注意收集工作的方式、方法 第二个问题： 归档的文件材料 怎样整理？ 归档文件材料的整理有以下几个步骤： 处理——分类——排列 ——编号——编目——装盒 文件材料的前处理工作就是进行检查 检查的内容有： 看是否是原件 剔除重份的文件 去除文件材料中易锈蚀的金属物 修裱破损的文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 折叠超大纸张的文件 常见的分类方法有两种： 一是年度——机构——保管期限分类法 二是年度——问题——保管期限分类法 归档文件的排列方法 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 编号的项目有六项 全宗号 年度 保管期限 机构（问题） 馆编件号 室编件号 归档章 第一格 全宗号的填写方法 全宗号是档案馆对其接收进馆范围内各单位所编制的代号，是本单位全部档案的代号。 如果你不知道你们单位的全宗号，你就可以不填写这一项。 第二格 机构或问题的填写方法 根据本单位分类方法的不同，填写机构或问题的名称 第三格 年度的填写方法 用4位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度 如何判定文件的形成时间 ? 1．跨年度形成的文件，文件的形成时间我们以结束时间为准。 2．好几份文件作为一件时，文件的形成时间一般以排列在最前面的文件形成时间为准。 3．没有标注日期的文件，一般通过其它相关因素，判断其形成年度。 第四格 保管期限的填写方法 填写永久、30年或10年 第五格和第六格 件号的填写方法 在归档章的右侧，上面是室编件号，下面是馆编件号。我们这里只需要填写室编件号，馆编件号是档案移交进市档案馆以后，由档案馆编写。 编号的方法 一般在最低一级类目内，按照文件的排列顺序从“1”开始编流水号 编号的单位 编号是以“件”为单位进行编制 如何判断一份文件呢 ？ 文件的正本和历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等为一件。 文件的正文与附件为一件，但是如果附件很厚，两份合在一起不好装订，那么也可以各为一件。 文件的正文与文件的办文处理单为一件。 文件的原件与复制件为一件。 转发件与被转发件为一件。 报表、名册、图册为一件。 文件来文与复文为一件。 归档文件目录 件号的填写方法 件号用阿拉伯数字填写室编件号。 责任者的填写方法 责任者，是指文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般应使用全称或通用的简称，但是不要填写本局、本公司等含义不清难以判断的简称。 文号的填写方法 文号，即文件的字号，是发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。填写文号项应照实抄录，机关代字、年度、顺序号都不能省略。如果归档文件没有发文字号，比如一些简报等，填写文号项时可以空格不填。 填写题名要注意以下问题： 文件有正标题和副标题，副标题在填写题名时可以省略。 文件存在并列标题，并列标题一般不用填写。 文件标题含义不清，不能揭示文件内容的，要根据文件内容重新拟写或者补充标题，并在新拟的标题外加[ ]号。 会议记录不能简单的写为会议记录，必需根据会议内容拟写标题，外加[ ]。 有的归档文件有附件，附件的独立性很强，填写文