合同审核部门工作指引.docVIP

PAGE 2 - 合同审核部门工作指引 本工作指引适用对象为合同审批过程中的职能审核部门，包括集团工程部、集团成控部、集团法务部、集团营销部、集团财务部及分店物业部、财务部等职能部门。 一、工作职责（详见《合同管理办法》和《建设工程合同管理办法》） 二、合同审批一般要求 1、合同签订前应经过严格有效的审批，合同审批权限必须明确，以避免因未经审批或越权审批导致可能出现重大差错、舞弊等，损害公司的利益。根据公司规定的相关管理权限需报总经理、董事会、股东大会审议批准的，还需进行报批。 2、合同会签审核流程的各个结点的审批人员应当认真审核合同的内容，并根据自己所属部门职责和岗位职责提供审核意见，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性，有效控制合同的商务风险、法律风险及其他风险。 3、会签审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，将被视为对合同的不同意。经办部门在合同会签审核前，必须完整的填写合同条款，并在会签表中详细说明合同订立的背景及合同主要条款内容，严禁在上报的合同条款中留有空白。 4、各会签审核部门在会签审核合同时，如对相关条款内容不清楚或需了解更多信息时，会签审核人员须及时与经办部门沟通，经办部门应及时说明有关情况并提供有关补充证明材料，经办部门应对其说明的情况及提供材料的真实性负责。 5、各会签审核部门在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，注明退办意见连同全部文件按照会签审批流程逐步退回经办部门。 6、根据合同的实际情况，前一节点的审批人员可以加签给其他相关职能部门审批。 7、报公司副总裁以上领导审批前，经办人应书面说明是否按各级会签审批部门意见对进行合同修改，未按意见修改的需提交书面依据和相关意见。 三、合同审查 1、对合同一般审查内容包括以下几个方面： = 1 \* GB3 ①对合同相对方进行资信审查：审查营业执照、税务登记证、组织机构代码证、经营许可证（若存在）、特种经营许可证（若存在）原件或经核实的复印件，复印件要加盖法人的公章；且合同标的应当符合合同相对方的营业执照所记载的经营范围； = 2 \* GB3 ②合同文本的填写是否规范、准备、完整，如合同的标的、数量、规格、质量要求、期限、交付条件、运输方式、付款条件、付款期限、双方权利义务以及违约条款等是否明确；同时，有特殊要求的合同，必须在合同条款中详细注明； = 3 \* GB3 ③对金额较大或合同对方资信情况不明的合同，是否要求对方提供有效的担保，对方要求公司提供担保的，必须根据《公司章程》或相关授权体系讨论决定后方可签署。 = 4 \* GB3 ④合同争议解决的管辖地，是否约定在公司所在地； = 5 \* GB3 ⑤合同相对方签章是否使用公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章； = 6 \* GB3 ⑥违约责任对于我司是否公平合理，是否有约定合同的变更及解除条款； = 7 \* GB3 ⑦对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 2、针对不同类型的合同，还应特别注意的事项： = 1 \* GB3 ①合作合同应重点审查 商品质检报告； 若为自营品牌，应提供商标注册证明； 若为代理商应提供有效的商标授权书及委托生产或销售的授权书； 若为进品商品应提供商品报关单。 = 2 \* GB3 ②采购合同应重点审查 如经过招投标，合同内容应符合中标结果； 对付款方式、风险承担、退换货、保修等条款应约定明确。 ③租赁合同应重点审查 承租方主体资格证明和营业许可证明，包括营业执照、卫生许可证（经营餐饮）、特许经营许可证（如涉及特许经营）等； 租赁房屋是否具有合法产权，是否存在其它影响合同效力的因素； 租赁合同期限是否超过20年的，超过部分无效； 房屋租赁用途与政府批准的规划用途是否一致； 房屋的位置、面积、结构、装修状况、附属设施设备状况； 租赁物抵押、修缮、转租、保险、合同解除后财产处置等其他条款。 ④物业合同应重点审查 物业主体是否按相关法律法规履行物业公司选聘程序； 物业收费名目及标准是否符合规定。 ⑤建设工程合同应重点审查 工程承包范围，招投标文件、发包图纸、工程量清单内容是否一致； 合同价款的确定及工程监督款支付方式； 安全文明施工的约定； 对于隐蔽工程和中间验收和的条件和程序，及关于竣工验收和结算的约定； 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法，对于承包单位，可依据《公司工程建设造价管理办法》（待发）的相关规定执行。 四、在加盖印章前，应做好签约细节审查工作，包括： 1、当事人主体名称和印章是否一致； 2、授权代理人是否有授权文件