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电子传真系统培训 运营管理部 知识管理室 内容提要 系统简介 系统软件架构 业务流程说明 系统角色说明 系统使用说明 系统简介 电子传真系统通过以太网访问传真服务器，安装了通讯设备(传真板卡或Fax Modem)的传真服务器负责传真的发送与接收(相当于一台大型传真总机)，通讯设备可以直接与电话(传真)线相连。 电子传真系统通过传真软件接口将传真任务发送到传真服务器上，传真服务器将传真序列自动排队，通过通讯硬件发送出去。同样，所有的传真被接收到传真服务器上，然后，通过按工号预定义的分发方式被ERP电子传真系统接收。 系统软件架构图 传真发送流程 角色说明 传真撰写人：即撰稿人，负责传真编辑和发送员。 审核人员：负责对传真内容进行审查。 签章人员：负责下载电子签章，并将电子签章加盖到已审核的传真文件中。 传真接收流程 角色说明 底层传真系统：即传真服务器。ERP每隔10分钟会自动扫描传真服务器，获取最新收到的传真，并发信息给相应号码的总接收人。 传真总接收：即系统中设定的传真号码收发人。当底层传真系统接收到传真后，会根据分机号找到对应的收发人，并将提示信息发送到该用户的ERP首页。总接收阅读传真件后，负责转发给需要的接收人。 传真接收人：转发成功后，传真接收人首页会收到提示信息。可以点击下载传真件查看。 系统使用说明 在使用系统之前，需要做好资料设定。首先要在传真服务器端开通传真帐号并分配分机号，同时在ERP电子传真系统中为分机号设定收发人。如果要使用电子签章，还需要将电子签章导入到ERP系统中，并授权给相关签章人员。 传真号码管理（系统人员维护） 签章登录管理（系统人员） 个人通讯录（个人自行维护） 传真发送 在资讯窗口中输入IUXA，进入传真收发模块。点击传真发送及签审作业，可以看到编辑画面。输入传真基本资料，点击新增。如果要插入传真附件，等新增成功后，才能添加附件。参考以下画面： 输入传真资料，点新增按钮 操作附件。添加时必须先增列并选择档案。 呈核前必须输入接收人工号，否则可直接到传真发送页面点击发送 传真审核人 查看审批流程 审核人从首页工作条进入 送给下一个审核人 送给签章人签章 签章人从首页工作条进入 连接到签章登录作业下载本部门签章 将盖章文件上传到系统中，跟一般上传操作相同 上传完成后送回撰稿人 送回撰稿人后流程结束 撰稿人收到发送提醒信息后进系统 状态改变 到发送页面发送传真 接收传真 系统会自动接收从传真服务器转过来的传真（每10分钟扫描一次），也可以点击检查新传真手动获取。如果不是很紧急，不建议手动获取的方式。 下载阅读 收件箱（传真阅读后移动到此作业） 选中后可转发给另外接收人 发件箱（已发传真追踪） 系统会自动从传真服务器上更新传真发送状态（每10分钟扫描一次，与接收传真同时进行），也可以点击更新传真手动更新。如果不是很紧急，不建议手动更新的方式。发送失败的传真，系统会自动给提醒撰稿人，也可以进此作业查询，如果状态为发送中，请耐心等待稍后查看。 点击主题可下载已发送传真（用户收到的格式） 草稿箱 点击打开该传真，可继续编辑或发送 垃圾箱 恢复到之前状态 从垃圾箱删除 传真查询 可以根据条件查询所有已经发送和接收的传真（包括已进垃圾箱和从垃圾箱清除的传真）。该作业相当于一个归档传真的查询检索作业。