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文件记录管理办法（试行） 为加强项目操作过程中文件和各项记录的管理，提高工作绩效，为生产经营 提供更好的服务，特制订本办法。 1.文件控制 1.1 目的：通过对文件存续各过程的控制，以确保文件的适宜性、有效性和充分性并保证在使用场合都能及时得到相应文件的有效版本。 1.2 定义： 1.2.1 外来文件：指政府部门、上级部门下发的与项目工程管理有关的文件、设计院提供的施工图纸、外来的项目工程管理与业务所要求的其它文件或重要的记录、针对产品的技术和质量的标准、规范和规程以及法律、法规等。 1.2.2 内部文件：指集团或项目公司编制的文件，如：集团各职能部门编制的管理与业务性文件、项目公司编制的管理性与业务性文件等。 1.3 工作流程图（见附录一） 1.4 工作程序 1.4.1 文件控制范围 1.4.1.1 技术性文件，包括内部和外来的文件（上级部门、政府部门和顾客提供或外买的）与项目工程管理有关的文件。如： 1.4.1.1.1 针对产品的技术标准、规范、规程、规定等； 1.4.1.1.2 图样（施工图、设计交底会议纪要、设计变更单、技术核定单等）。 1.4.1.2 其它内部和外来的与项目工程管理有关的管理与业务性文件。 1.4.1.3 适用的法律、法规。 1.4.1.4 项目工程管理所要求的其它文件或重要的记录。如：与施工单位的合同及与设计、施工、监理单位之间的与项目工程管理有关的往来信函、联系单等。 1.4.1.5 表格。 1.4.1.6 其它。 1.4.2 文件控制清单 1.4.2.1 项目公司必须建立本部门文件控制清单。 1.4.1.2 项目公司每年应整理、调整两次（分别于每年七月和次年元月）文 1 件清单的方式来控制项目公司人员所使用的文件的有效性。 1.4.1.3 为了确保文件的更改和现行修订状态得到识别，文件控制清单和文件应注明文件编号、版本号和修订状态。 1.4.3 文件的起草、批准、发布 1.4.3.1 工程管理相关内部管理文件 1.4.3.1.1 由项目公司签发的：由项目公司内部条线主管部门在发文稿纸上拟稿，并组织相关部门会签，并报相关领导审定签发。 1.4.3.1.2 须报集团签发的：如需报集团领导审定签发的，文件经项目公司会签后还应项目公司负责人核稿，并提出意见，呈集团工程总监、分管领导审定签发。 1.4.3.2 图样 1.4.3.2.1 集团工程管理部对项目公司图样的管理行为进行监督检查； 1.4.3.2.2 所有施工图样一律由项目公司技术负责人或其指定人员从设计单位处接收，并由项目公司登记，由专人分发到有关人员；作废图纸应及时收回，加盖“作废”图章，所有图纸应盖设计院“出图章”方为有效； 1.4.3.2.3 图纸变更必须以设计单位出“设计变更图”或“设计变更通知单”，或各方核准的“技术核定单”为准。项目公司负责登记，按照图纸分发范围分发到有关人员； 1.4.3.2.4 图样复印须经项目公司主管技术的负责人批准，在复印图上由复印人签名并加盖项目红印章后，才能登记、发放。 1.4.3.3 法规、标准、规范、规程、规定 1.4.3.3.1 无论国家、地方、行业颁发的关于技术和质量的法规、标准、规范、规程、规定都按集团工程总监批发通知执行； 1.4.3.3.1 技术和质量法规、标准、规范、规程、规定均由工程管理部负责发布。 1.4.3.4 表格：表格由各条线主管起草，经各相关部门流转后，报集团工程总监审批后执行或由集团相关部门制定，并报集团工程总监审批后执行。 1.4.4 文件的发放 2 1.4.4.1 文件发放范围的确定：各主管部门根据实际情况、各自的职责范围确定各项文件的发放范围，并经该部门负责人确认有关手续办理妥当后发放。 1.4.4.2 文件发放人员根据核定的发放范围、类型发放文件，并要求文件受领人在“文件发放登记表”、“图样发放登记表”等上进行签收等。 1.4.5 文件的评审和更改﹑换版 1.4.5.1 每年六月份由集团工程总监组织和其他职能部门对体系文件的适宜性进行评审，以确定文件是否需要修订和更新，并形成书面的评审意见和结论。 1.4.5.2 文件的更改由原编制部门提出并填写“文件更改审批表”，送原审批部门审批。文件更改后按文件发放范围及时通知受领人签名领取，同时收回作废文件。 1.4.5.3 文件更改造成较大影响时，如有必要，可组织培训或考虑采取其他相应的管理措施。 1.4.6 文件损坏或遗失 为确保文件保持清晰、易于识别，当文件损坏或遗失时，应该： 1.4.6.1 必须申述原因。 1.4.6.2 文件破损严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，而破损文件则由回收部门负责销毁。 1.4.6.3 文件多次更改或更改幅度较大时应进行换版。在换发新版时，原版次作废文件由原发放部门负责收回和销毁，文