高效会议管理技巧(讲师版)精编版.pptx

高效会议管理技巧融道讲堂会议概述一个中心两个基本点主持会议技巧会议致命伤课程纲要会议的类型和目的 解决问题制定决策交流汇报会议成本会议是有必要的吗？时间成本会议直接成本机会成本会议的成本计算会议必须成功以回收成本时间成本 ＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时的工资会议直接成本 ＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费机会成本会议是有必要的吗？什么时候需要召开会议什么时候没必要开会？“必要”的会议 会议目的单纯化 会议资料有准备 会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有摘要 有负责会后考核工作的部门 案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键一个中心、两个基本点一个中心会议议程会议的准备会后的跟踪两个基本点议程三议程一： 分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 小结议程二会议规范流程开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度结束会议 总结 安排下次会议跟进 会议纪要 跟进计划准备会议哪些人参加？能够提供相关意见的人员相关问题的主要决策人为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员会议议程由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后活动并做好通知形成：安抚阶段争论：摸底阶段正常化：积极工作阶段执行：产生结果阶段会议的四个阶段会议结束总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估会议评估这次会议对你有用吗？是或否你畅所欲言了吗？是或否你对会议的主持方式满意吗？是或否作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？是或否你有何其他意见吗？是或否会议记录与会后跟进技巧会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟主持会议与参与会议主持人的守则与责任营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度如何开场背景：除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程会议期待与会者的守则与责任会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结听的速度说的速度＞积极倾听的技巧什么是倾听？倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍听力测试1：商店打烊时学会听要学会听，首先要学会沉默把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)不加筛选地收集所有的观点。采用合适的态度倾听能力测试2你是哪种态度？把对方的原意保持完整积极倾听重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话积极倾听重新组合是有利于沟通的重要技巧它可以检验本人是否听懂了对方的意思可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白)可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，改正错处。重新组合重新组合可以在会面中制造一种气氛；某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去；使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解！积极倾听在这两种情况下尤其有用当你不确定对方的意思时当对方给予的是重要的，或感情上的信息时聽听用耳朵听；用眼睛看 用心聆听用口去听提问题的