科技档案整理工作.ppt

科技档案是具有保存价值的科技文件材料经过归档 转化而来的历史记录，这既是科技档案与科技文件材料 的区别，也是科技档案与文书档案的区别。 归档是科技文件转化为科技档案的途径和标志。 科技文件在经过前面所述的预立卷后，就进入了 归档环节，转化为科技档案。 * 科技档案业务管理 包括科技档案的收集、整 理、保管、鉴定、统计、开发利用六个方面的工作。 “收集、整理、保管、鉴定”统称为科技档案工作的 基础业务，其目的是维护科技档案的完整、准确、系 统、安全，为科技档案的开发利用创造条件；“开发利 用”是科技档案工作的根本目的，它依赖于基础业务工 作，并检验其工作质量；“统计”工作是一种监督手段， 对其它各环节工作进行信息反馈。 * 科技档案工作的基本原则： 统一领导，分级管理科技档案，维护科技档案的完 整、准确 、系统、安全，实现科技档案的有利利用。 这里的统一领导、分级管理既是对整个国家科技档 案管理工作的要求，也是对基层单位科技档案管理工作 的要求。对基层的要求体现在“五个统一”：统一机构、 统一管理、统一人员、统一制度、统一领导。 * 目 录 一、科技档案的收集工作 二、科技档案的整理工作 1、科技档案分类方法 2、科技档案分类方案 3、科技档案的系统排列与档号编制 三、科技档案的保管工作 四、科技档案的鉴定工作 五、科技档案的统计工作 六、科技档案信息开发利用工作 * 一、科技档案收集工作 科技档案收集，就是按照一定的原则和方法，将科 技活动中形成的各种具有保存价值的科技档案材料集中 到科技档案管理部门实行集中统一管理的一项业务工 作。 收集工作是科技档案管理的第一个环节，要保证科 技档案的齐全、完整，就必须把好收集工作这一关口。 这就要求我们从档案业务规范管理上多下功夫： 1、学习宣传贯彻《档案法》及有关的法规 、标 准，提高全员档案意识，增强归档的自觉性； 2、建立健全科技文件归档制度，将归档责任落实 到具体部门和人员； * 3、抓住科技、生产活动的关键环节，加强收集工 作，比如产品档案要抓住设计定型、生产定型或小批试 制阶段。基建档案要抓住项目立项、设计、施工及工程 竣工验收阶段。设备档案要抓住设备开箱验收、安装调 试运行、维修改造等环节。科研档案要抓住年度总结、 成果鉴定等环节。 4、建立“三纳入”、“四同步”、“三把关”、“四参加”制 度并认真执行。 三纳入: 把科技文件材料的形成、积累、整理、归 档纳入领导议事日程，纳入科技工作程序、计划,纳入 有关部门有关人员的职责范围。 * 四同步　是布置任务同步、检查进度同步、总结鉴 定验收同步、考核奖惩同步。 　 四参加　是科技档案部门应该参加工程竣工验收、 设备开箱、科研成果鉴定验收、产品定型会。 三把关 把好鉴定验收关、上报成果关、业务考 核关 ５.做好收集工作的几个结合：接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、对内收集和对外收集相结合、收集工作同计划管理相结合、对集体收集和对个人收集相结合。 * 二、科技档案整理工作 科技档案整理工作就是按照一定的原则和方法，对 科技档案进行系统整理和科学编目，实现科技档案系统 化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作。 其工作内容主要包括两个方面：系统整理和科学编 目。 系统整理主要包括分类、组卷、排列、编制档号等 工作； 科学编目主要包括编制案卷总目录、分类目录、卷 内文件目录等。 * 1、科技档案的分类方法 科技档案分类是根据科技档案的性质、内容、特点 及相互联系，将科技档案划分成一定类别，从而使全部 科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的等级 体系的工作。 科技档案分类，通常包括两个方面：编制科技档 案分类方案（或分类表）；具体科技档案案卷或文件的 归类。 * （组卷方法） E底图以张或套为保管单位进行整理。 F产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修维护中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中以予说明和标注。产品更新换代或更换零部件，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原案卷之后。 G产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建设形成的科技文件应单独组卷排列 * ④ 、常用组卷方法介绍 A、产品设备文件：可按其反映不同部件、结构、 系统分别组卷 B、基建科技文件： 可按建筑、结构、电气、水暖、 通风等不同专业分别组卷。 C、科研文件：可按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段