年会活动策划方案设计.docVIP

PAGE 义工调研组年会活动策划方案 一、策划前言及目的 为了总结回顾 年度各项工作，对 年工作做出安排和部署，并表彰年度各项先进，感恩各合作组织，迎接 年的到来，增进组内外义工伙伴间的交流和沟通，促进义工文化建设，表达对义工伙伴的关怀与问候，特举办该年会。活动策划如下： 二、年会地点 （一）大会地点： ； （二）宴会地点： ； 三、年会时间 拟订于 年 月 日（周六）下午15：00。 （一）去程乘车时间： （二）大会时间： （三）宴会时间： （四）返程乘车时间： 四、年会参会人员 参会人员暂按 计，包括各大组组长、报名义工、 表演人员，原则上不邀请家属。 五、年会流程与安排 本次年会的流程安排分别包括以下三个部分： （一）义工总结大会议程安排(15:00-16:20) 1、14：40全体参会人员乘车到达会堂，现场签到就座，等候大会开始。（会堂播放入场背景音乐，建议播放《好日子》） 2、15：00主持人宣布大会开始，向参会的全体义工介绍出席大会的主要领导及嘉宾，并领掌欢迎； 3、请大组长 致《开幕辞》； 4、领导及嘉宾发言； 5、组长 总结工作报告； 6、颁奖并合影； 1）赞助单位颁发锦旗证书； 2）各兄弟组颁发证书并赠送礼品； 3）优秀领导 4）优秀义工 5） 7、优秀义工代表发言（兄弟组代表发言？）； 8、全体获奖人员大合影； 9、全体参会人员大合影； （二）文艺节目及游戏安排（ ） 1、 2、 3、 （三）宴会时间安排17：30—19：30 1、全体人员到餐厅就餐，并在宴会主持人引导下就座，等候开宴。（餐厅播放入席背景音乐） 2 组长 致祝酒辞 3、抽奖（宴会期间穿插抽奖环节） 1）三等奖 2）二等奖 3）一等奖 六、年会准备及相关注意事项 （一）年会的通知与宣传：义工报名接龙，在微信群和qq群同时发布及义工伙伴间相互告知。 （二）条幅的制作：？ （三）物品的采购：提前采购大会及晚宴上所需的物品，收集赞助单位的物资、礼品等。 （四）所需协助的注意事项：与会堂、餐厅负责人沟通有关费用时，应提前向对方说明我们需要对方协助办理的注意事项。（如对方向我们报送主席台挂条幅的长度、尺寸数据及请对方帮助我们悬挂条幅等） （五）现场录像机拍照：提前安排好相关人员携带录像机和相机，做好大会、晚宴等活动现场的录像或拍照工作。活动后存档，可作为资料在义工伙伴间传播。 （六）会务人员的工作安排：年会的具体工作应细化分解到相关责任人，确定每一项工作的负责人；各个会务支持人员应主动向总协调人进行汇报。最重要的是不要忘记确定年会当天的现场各项工作的负责人。 （七）时间的控制：大会及宴会主持人注意好时间的把控，避免时间控制节点远远超出原计划的预定时间。 （八）资金预算：提前做好本次年会活动所需支持的费用预算。 七、参会人员须知 （一）只允许报名义工朋友参加年会，原则上拒绝空降，年会进行当中有急事需要离开现场的，需提前告知签到人员。 （二）建议参会义工朋友衣着整洁，统一着义工服，主持人着正装出席。 （三）凡自行前往的朋友，需在报名时注明不随车往返。 （四）本次活动免责申明：本次活动属于义工公益活动，请有活动能力的义工朋友参加，个人健康安全由本人自行保证，活动期间请各自保管好自己的物品，活动期间任何责任事故等，活动组织者不承担相应责任。 八、年会筹办及任务分工 年会筹办及任务分工明细表 （待确认） 序号 职能 责任人 职责与分工 1 总指挥 活动总指挥，总协调人 2 副总指挥 活动副总指挥，协调人 3 策划 整个活动的策划安排 4 主持人 大会主持人；大会结束前的简要总结。 5 活动踩点 各活动地点的考察及合作等有关事宜的对接。 6 接待 负责现场签到 7 后勤 物品购置、运送及配发；活动现场的布置（含灯光、音响的调试）；物品供应及摆放活动；专用条幅、锦旗或证书的联系制作；赞助物资收纳，礼品奖品发放等 8 宣传 现场照相、录像等服务与支持 9 租车 大巴租赁和交通安排 10 文艺节目 文艺节目收集、挑选、现场表演安排统筹等 11 安保 活动现场的安全与保卫支持 12 财务 负责与会义工活动费用收取，财务费用的管理 九、年会经费预算 年会经费预算统计表 （待确认） 项　次 所需物品 数量 单位 单价（元） 小计（元） 备 注 大会 租用大会堂 制作条幅 赞助单位锦旗证书 荣誉证书 兄弟组礼品 其它 宴会 用餐 茶果 现场 布置 专用气球 细线绳 小剪刀 打气筒 其它 交通 租用大巴 合计