档 案数字化与数字档 案馆(室)建设.ppt

* 电子文件归档（十） 可用性的反面例子 1975年能够读取美国1960年人口普查数据的计算机仅有2台；目前，100万份美国越战档案的计算机索引已经无法读取；美国国家宇航局自1958年以来的多数研究报告正不断受到威胁。 早期的超星文件格式 早期WPS、LOTUS-123文件格式 * 电子文件归档（十一） 保证准确性的方法 与纸质档案一样，需通过技术手段和管理制度予以保证，权限管理、数字证书等手段 保证完整性的方法 包括归档记录单位真实全貌的全部电子档案，电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损 保证可用性的方法 长期保存系统，格式转换（信息损失）尽量保证长期可读，使用通用标准（PDF/A），存储载体选择，本地备份、异地备份，数据迁移 * 电子文件归档（十二） 电子文件的归档方式 逻辑归档：在计算机网络上进行、不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 物理归档：把计算机及其网络上的电子文件以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程，归档前后电子文件的存储位置发生改变。以网络传输方式进行的归档称在线归档，以介质传递方式进行的归档称离线归档。 电子文件归档的文件格式 * 电子文件归档（十三） 归档范围 电子文件归档范围、保管期限和密级划分参照国家关于纸质文件材料归档范围、保管期限和密级划分的相关规定执行。 归档时间 逻辑归档可实时进行，物理归档既可实时进行（在线归档），又可按照纸质文件的规定定期完成（离线归档）。 * 电子文件归档（十四） 归档文件格式 原格式归档保存：注意加密文件需解密后归档，电子签章需归档原文件 “信息固化”归档保存：把格式化文本、电子表格文件统一转换为图像文件，将其元数据的动态元素“固化”后归档 转换为版式文件（PDF、OFD或CEB格式）归档：效果和转换成图像文件效果一样，但在利用方面具有优势，版式文件中的文字信息可以直接检索、复制，便于利用 * 电子文件归档（十五） 归档整理分类方法 归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同，可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。 归档电子文件以件为单位整理，同一全宗内的电子文件在大类类目下按照“年度-保管期限-机构（问题）”或“保管期限-年度-机构（问题）”等进行分类。 * 电子文件归档（十六） 归档整理 归档电子文件的著录，包括档案编号（全宗号、目录号、案卷号、件号等组成）、题名、责任者、日期等著录项，大部分可通过系统自动提取。 电子档案目录与电子文件建立关联，电子档案与纸质档案同时归档。 * 电子档案管理（一） 几个常识 管好电子档案需要电子档案管理软件，手工管理电子档案难以满足国家档案局的要求，难以满足现实档案管理对“收、管、存、用”的各方面要求。 使用电子档案管理软件，不等于减少档案管理的工作量，需从综合管理效益、今后管理效率、检索方便等多方面看待。 广州市档案局 广州市档案局 广州市档案局 广州市档案局 * 档案数字化与数字档案馆（室）建设 广州市档案局 刘浩明 2018年4月 * 讲课内容 工作目标和任务 建设指南、测试（评价）办法 规定、规范、标准 纸质档案数字化 电子文件归档 电子档案管理 新形势、新挑战 * 工作目标和任务（一） 全国档案局长馆长会议2017.12 全省档案工作会议2018.02 广东省档案事业发展“十三五”规划 全省落实《国家电子文件管理“十三五”规划》的实施意见 2018年广州市档案工作的主要任务 * 工作目标和任务（二） 广东省档案事业发展“十三五”规划 到2018年，市、区综合档案馆初步建成“数字档案馆”，传统载体数字化比例不少于馆藏量（2010年）70%；有移交进馆任务的单位50%建成“数字档案室”，室藏传统载体档案100%数字化 * 工作目标和任务（三） 省落实《国家电子文件管理“十三五”规划》的实施意见 到2020年，全国地级市全部建成数字档案馆，50%县建成或启动数字档案馆 电子文件的归档范围、电子文件元数据归档范围 开展政府网页、电子邮件、音视频归档 开展“单套制”、“单轨制”管理试点 * 数字档案馆（一） 数字档案馆建设指南（档办[2010]116号) 基础设施（网络、软硬件配置）、管理系统功能要求（收集、管理、保存、利用）、数字档案资源建设、保障体系建设 * 数字档案馆（二） 数字档案馆系统测试办法（档办发[2014]6号） 80分通过（省），90分“示范”（国家） 门槛：建立全文件级目录数据库、馆藏纸质档案数字化率（50万以下70%，50-100万60%，100-150万50%，150万以上40%）、开展电子档案接收、无安全事故或隐患 指标：基础设施（机房、网络、服务器存储、设备）12分，系统功能（收管存用）12分，档案资