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关于进一步规范公司合同管理工作的
通 知
公司各部门:
为进一步规范合同管理工作, 避免和减少因合同管理不当造
成的不必要损失。根据国家相关法律、法规,结合本公司实际,
经公司研究决定对合同管理的有关事项通知如下:
一、根据《中华人民共和国合同法》相关规定,本通知所称
“合同”不仅包括以书面形式订立的合同,还包括与他人(含法
人、其他组织、自然人)发生的存在经济权利义务关系的所有行
为。
二、公司所签订合同必须主体合格,标的合法,手续完备,
条款齐全,意思表达真实,约定明确,文字清晰,语言规范,无
矛盾条款,无空白条款。
三、凡单笔业务金额达二十万元(含)以上或有抵押担保的
合同须经办人填写合同审批表,由部门负责人审核、签字,经公
司行政办及财务部审核无异议后, 报请法定代表人批准, 方可加
盖合同专用章。 单笔业务金额在二十万元以下且无抵押担保的合
同,由公司行政办及财务部对合同条款进行审核, 无异议后方可
加盖合同专用章。
四、公司行政办是合同管理的归口部门, 印鉴管理工作实行
专人负责制, 若出现印鉴管理人员不在岗的情况, 则任何人不得
私自取用印鉴,特殊情况须报请公司法定代表人批准。
五 、如 需 借 用 公 司 合 同 专 用 章 外 出 ,经 办 人 员 须 获
取 公 司 法 定 代 表 人 签 定 的 《用 章 申 请 表 》和 书 面 授 权 书 ,
并 将 拟 签 订 的 合 同 交 由 公 司 行 政 办 复 印 留 底 后 方 可 办
理 借 用 登 记 手 续 , 委托代理人在签订合同时,不得超越委托
书的权限范围。 如 在 合 同 签 订 过 程 中 出 现 合 同 条 款 需 要 改
动 的 情 况 , 则 须 将 改 动 后 的 合 同 相 关 材 料 先 传 真 回 公
司 , 经 公 司 法 定 代 表 人 评 审 同 意 后 , 方 可 签 字 盖 章 。
六 、合 同 签 订 后 ,经 办 人 员 上 交 合 同 如 与 已 审 核 文
本 相 符 ,相 应 审 核 资 料 按 规 定 归 档 ;如 上 交 合 同 与 已 审
核 文 本 不 符 , 则 按 公 司 规 定 严 格 追 究 相 关 人 员 责 任 。
七 、在 合 同 履 行 过 程 中 ,合 同 对 方 所 开 具 的 发 票 须
先 由 经 办 人 员 审 核 签 字 认 可 ,交 由 财 务 部 审 核 ,并 报 法
定 代 表 人 签 字 同 意 后 方 可 付 款 。
八、变更或解除合同须依照合同的订立流程经业务部门、
财务部门、 行政办等相关职能部门和公司法定代表人审核通过方
可办理。我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面
形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章,合同变更后,
合同编号不予改变。
九、公司严格执行谁签订的合同, 谁负责追踪合同履行情况
并将追踪结果及时上报公司领导。
十、单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
十一、自本通知下发之日起, 如出现不遵守上述规定的行为,
一经查实, 公司将对相关责任人给予纪律处分, 给公司造成经济
损失的,追究其赔偿责任。
以 上 规 定 请 有 关 人 员 认 真 执 行 。
特此通知
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