测绘成果资料档案电子文档管理制度.docVIP

测绘成果资料档案电子文档管理制度 1．每一个工作环节的参与人员分别负责自己职责范围的档案文件的安全和保密。工作人员之间不应跨职责范围工作，各个环节和环节内部工作人员之间责任明晰，落实到每一个人。建立完备的访问控制、密级控制和加密处理机制。根据不同的专业和工作空间，对相关的业务科室和相关职能部门进行分组，不同工作组拥有不同的数据操作空间，做到专业数据由专业人员管，即便是管理员也无权跨组或跨工作空间来操作数据。 2．档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。库房门窗等应专门加固，以防盗窃。做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。 3．测绘电子档案日常的维护由专职人员负责，其他人不得修改数据。更新工作由公司统一安排，更新数据汇总至数据管理中心，经专职人员审核后方可入库。数据库维护人员按技术部下达《1：500、1：1000数字化地形图补测任务单》中确定范围内修测成果进行数据更新；数据修改后，经检查员核对无误后方可入库；数据更新情况必须作出记录，并定期对数据库进行数据备份。 4．适时对测绘电子档案进行备份，为了保证数据安全，备份载体必需选择多样化，采用在线、离线相结合的方式实现多套备份从而在逻辑上延长电子文件载体的寿命。电子文件的备份系统分为三个层次，即硬件级备份、软件级备份和人工备份。网络环境中的备份不仅仅是文件备份，还应包括整个网络系统的完整备份体系，注意将软件与数据一起备份，并对设备环境参数详细登录。在选择备份介质时，应考虑介质的耐久性、适用性和新旧形体的转换，以确保电子文件信息长久可读。各种比例尺地形图数据、管网图数据每半年备份；影像图数据以及制作完成的各种专题图、规划图集的数据待项目完成后进行备份。从安全和长久保管的角度考虑，建立电子文件备份系统是保障电子文件信息安全的最根本的技术措施之一。异地备份是为了防止各种地理信息数据的丢失和损坏。异地储存的数据档案的管理权属于数据档案单位，不经授权，任何单位和个人不能擅自复制和提供利用；异地储存所在地单位负责异地数据档案的安全保密、环境和卫生等工作。 5．电子文件的保密工作。在归档电子文件的利用过程中，对于电子文件的实体利用，首先要必须经过本单位有关部门和主管领导保密审查批准，严格审查利用者的身份是否合乎利用规定。要严格检查利用者的身份，并要求电子文件形成部门和主管部门等相关部门出具的证明材料，在利用过程中，只允许利用者进行查阅利用，绝对禁止复制。加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全。由于电子档案载体储存量大，易于复制、篡改、损坏，因此，应严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。 6．电子文件保管环节的信息安全保护防拷贝技术。对所保管的电子文件载体进行某些技术处理，使其中的信息即使被窃取，也无法被正确识读。如利用激光在数据盘上打上特定标识并配以相应检测程序，每次运行前，需先检测该标识。而一般的拷贝盘上不存在所需标识及程序，故其中的信息也就不可能被正确识读出来。信息加密技术。使用密码形式储存电子文件的相关信息，避免数字化测绘档案数据被窃取。 7．电子文件利用环节的信息安全保护。授权控制。针对用户的可利用档案范围，赋予相应的查询利用权限，而不允许复制。注意采用适当的利用方式，不能随意拷贝内容不是完全开放的电子文件。无论采取何种利用方式，档案工作者对利用全程进行有效跟踪监控，做好相关记录，以此作为对利用工作查证的依据。利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而造成电子文件信息错乱、丢失等不可挽回的损失。在归档电子文件的利用过程中，严格审查利用者的身份是否合乎利用规定，要求利用者出具《档案资料借阅单》，并且有主管部门领导签字，方可利用。在利用过程中，只允许利用者进行查阅利用，绝对禁止复制。而对于提供内部网上利用，涉密的数字档案一律不上网。数据库防火墙定期进行升级。 8．数据分发管理。对外提供数据，必须公司测绘业务技术负责人下达的注明比例尺、范围、数据格式并经副总理经理批准的《数据传送审批单》，并由数据分发人员在分发后作出记录。对外提供范围大于1平方公里的地形图或数据信息必须经总经理批准后方可实施。