秘书的礼仪和交际.doc

秘书的礼仪和交际 导言：秘书的工作非常多，而且复杂，也可以说是琐碎，但是，作为一名秘书，必须要知道在办公和交际过程中的礼仪，下面将会讨论秘书的办公和交际方面的礼仪，主要分为秘书的工作、礼节的含义、秘书的仪表、礼貌、接送客人、安排座次、拒绝的技巧。 秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手。 秘书的服务工作贯穿在为领导办文、办会、办事的所有过程，秘书既要为领导出谋献策，还要发挥参谋和助手作用。在领导的决策过程中，秘书事先要为领导搜集、整理数据，提供信息，还要随时接受领导咨询；在文书制作、处理过程中，秘书既要撰拟文稿，还要检查文稿内容和格式，负责文档传达或发送；在会议筹办过程中，秘书要为领导准备会议文件，安排会议事项，记录会议内容，收集整理会议资料；在接待宾客时，要事先安排好接待程序、接待规格和接待方式。 礼仪就是礼节，它包含两个层面的含义：第一个是思想层面，即在社会交往中有尊重他人、讲究礼节礼貌的意识；第二个是形式层面，即礼节的基本程序和具体表现。将其合二为一，礼仪就是在人际交往中体现出来的人们之间互相尊重、并按约定俗成的方法付诸实施的成文或不成文的规定。秘书礼仪所涉及的范围较广，包括办公礼仪规范、接待礼仪规范、外事礼仪规范、社交礼仪方法和技巧，对于秘书建立新型的、高尚的人际关系、做好工作等方面来讲将十分重要。 首先，要注意自己的着装和仪表。在办公室工作，服饰要与之协调，为了体现权威、声望和精明强干，男士应该穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带。女士则应该穿西装套裙、连衣裙或长裙。男士注意不要穿印花或大方格的衬衫；女士则不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，否则使内衣若隐若现很不雅观。在办公室里工作不能穿背心、短裤、凉鞋或拖鞋，也不适合赤脚穿鞋。戴的首饰也不宜过多，走起路来摇来摇去的耳环会分散他人注意力，叮当作响的手镯也不宜戴。仪表和着装正式规范，与工作协调才能体现作为秘书办公处事的专业和严谨，给人值得信任的感觉，也是一位秘书所必须要的素质。 其次，在办公室里对上司和同事们都要讲究礼貌，不能由于大家天天见面就将问候省略掉了。“您好”、“早安”、“再会”之类的问候语要经常使用，不厌其烦。同事之间不能称兄弟道弟或乱叫外号，而应以姓名相称。对上司和前辈则可以用“先生”或其职务来称呼，最好不同他们在大庭广众之前开玩笑。对在一起工作的女同事要尊重，不能同她们拉拉扯扯、打打闹闹。在工作中要讲男女平等，一切按照社交中的女士优先原则去做未必会让女同事高兴。行为要检点。不要在办公室里吸烟，更不要当众表演自己擅长的化妆术。如很想吸烟或需要化妆，则应去专用的吸烟室或化妆间。若附近没有这类场所，则只好借助于洗手间。办公时间不要离开办公桌，看书报、吃零食、打瞌睡一定会引起上司的不满。尽量避免在办公室接听私人电话，而坐在办公桌上办公或将腿整个抬上去的样子都是很难看的。 要避免口衔香烟四处游荡，不要与同事谈论薪水、升降或他人隐私。遇到麻烦事，首先要向上司报告，切莫委过或越级上告。注意不要在外国老板面前打同事们的小报告，这样常会被当作不务正业，弄不好会搞掉自己的饭碗。 在和领导交流或者办公过程中，应该要注意以领导为核心，领导要求要办的事就要尽力办妥，适当的时候提供一些自己的见解，但是不要怀疑领导的思考能力和判断能力，更不要教领导怎么做事。 对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人做出礼貌的解释。递送名片时，应用双手拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，接名片时要用双手，并认真看一遍上面的内容，使对方感觉你很重视他。参加会议时，应该在会前或会后交换名片，不要在会中擅自与别人交换名片。当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说：“如果您方便的话，能否留张名片给我？”作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。客人到来时，负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该时常为客人换饮料。接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后