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职务分析与职务设计 职务分析与职务设计是企业人力资源管理的基础性工作之一。经过职务分析和职务设计形成的职务说明书和职务规范，是企业进行人力资源规划、员工招聘选拔、员工培训、员工绩效评价等人力资源管理活动时必不可少的依据。 1.职务分析的涵义与内容 职务分析是指全面收集某一职务的有关信息，对该职务的设置目的、工作内容、承担责任、工作环境和条件，以及员工为承担该职务所需具备的资格条件等方面所进行的系统分析和研究，并制定出职务说明书和职务规范的过程。 在职务分析中，需要掌握和理解如下概念和术语：任务、职位、职务、职务描述、职务规范、任职资格等。任务是指安排给一位员工要完成的一项具体工作，如派某人完成一份财务报表。职位是指某员工要完成的一组任务，如办公室秘书需要接待来宾、接转电话、打印文件、记录会议内容等。职务是由许多工作性质、类别、环境相同的职位组成，如秘书就是一个职务。职务描述是指根据职务分析的结果，以书面形式加以描述并整理成文的过程，最终的表现就是职务说明书。职务规范是指任职者承担某职务需达到的任职资格，包括知识、技能、经验、身体健康状况等。 职务分析的内容如下： 1）对职务所承担的工作任务的分析。它包括工作任务的内容、形式、操作程序及方法、使用设备工具等。为了实现企业目标，需要完成许多相互联系的工作任务，将这些工作任务按照分工协作原则落实到个人，就形成了许多不同的职务。 2）对工作职责的分析。即对该职务权限范围、责任大小、重要程度的分析。某职务权限范围越广、对实现企业目标的贡献越大，那么它的职责就越重要，职务等级也就越高。 3）对职务关系的分析。职务关系是指某职务与相关的上下左右各职务的关系。 4）对任职者应具有的、起码的知识、技术、能力、经验、身体状况的分析。 5）对劳动环境和劳动条件的分析，包括工作环境（如温度、粉尘、光线、有毒物等）、工作进度安排、组织文化以及激励等。 2.职务分析的程序 （1）准备阶段 这一阶段的具体任务包括：①确定职务分析的目的。职务分析的目的可能仅仅是为了完善职务说明书，也可能是用于绩效考评，或确定培训内容和对象等。②根据职务分析目的，对企业的各类职务的现状进行初步了解，掌握各种基础数据和资料。③设计调查方案，包括确定信息类别、信息来源、信息标准、工作进度、调查方法等。④做好员工的思想工作，使他们知道该项工作的目的和意义，取得他们的支持和配合。⑤组织培训工作人员，使他们掌握职务调查和分析的基本程序和方法。 （2）调查阶段 这一阶段的主要任务就是根据调查方案，对企业各职务进行认真细致的调查研究。企业可以灵活运用现场观察、谈话、调查问卷、集体讨论等方法，广泛深入地收集各种有关职务工作和任职者的信息。 （3）分析总结阶段 这是职务分析中的关键环节。其主要任务是对获得的信息进行分析、研究，揭示各职务的主要任务和关键因素，并归纳出职务说明书和职务规范。 （4）对职务分析结果进行评价 对职务分析工作的评价目的是评估此次职务分析工作的经济性、可靠性和有效性。经济性是指对职务分析的成本与收益的权衡。职务分析工作越细致，收集信息越详尽，越容易对职务之间的差别进行区分，但花费的成本也越高。可靠性是指不同的分析人员对同一职务的分析结果的一致性，以及同一个分析人员在不同时期对同一职务的分析所得结果的一致性。有效性是指职务分析的精确性，这需要将职务分析结果与实际的职务进行比较。 3.职务分析的方法 1）观察法。即职务分析人员到工作现场，直接对员工的工作进行观察，并以标准格式记录有关工作的信息。该方法的优点是，有关人员可以比较全面、深入地了解工作的内容、人一机关系、不同工作间的关系，以及工作环境、条件等信息。其缺点是，容易使员工感到自己正在受人监督，在内心产生对观察人员的反感，并导致动作变形。因此，采用观察法进行职务分析时，必须取得员工的理解、支持和配合。该方法比较适合于身体活动较多的工作，如流水线工人、维修工等，但不适合脑力劳动含量高的工作和需要处理紧急情况的间歇性工作，如会计师、工程师等。 2）面谈法。即通过与职务承担者交谈收集职务分析信息的方法。使用面谈法时，也需要以标准的格式记录谈话内容，目的是使提出问题和回答问题限定在与工作直接相关的范围内，同时也便于比较不同员工的反应。面谈法的种类，有个别员工面谈法、集体面谈法和主管人员面谈法。个别员工面谈法适用于各个员工的工作有明显差别、时间又比较充裕的情况。集体面谈法适合于多名员工从事同一职务的情况。主管人员面谈法是指同某职务的主管进行面谈，因为主管人员对于下属职务有相当的了解，可以减少职务分析的时间。 面谈法的优点是，可以简单而又迅速地收集到职务分析信息，适用面广。由于任职者对工作有长期的自身体会，而这些体会往往是观察不到的，因此通过深入地交谈可以提高收集信息的全面性和准确性