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2019年企业办公自动化推广中的公文管理 　　 　　企业办公自动化推广中的公文管理【1】 ? 　　 　　摘要：企业的公文管理包括制文和收发文，是个企业办公室工作的重要内容，能否做好都会直接影响到党和国家方针、政策，上级决策和企业决策的贯彻执行，也直接影响企业的职能发挥和职责履行。 ? 　　 　　关键词：企业;办公自动化;公文管理 ? 　　 　　随着企业办公自动化逐步推广，对提高企业办文、办事、办会效率起到积极的推动作用，结合实际运用，现就办公自动化给公文管理带来的便利和办公自动化平台下公文管理中存在的问题，及如何在办公自动化推广中保证公文管理的作用作一浅析。 ? 　　 　　一、公文制作按流程运行方便、省事、快捷，易出现问题环节需注意 ? 　　 　　办公自动化平台下，公文制发的优势非常明显，一是发起单位不必一级一级找部门、分管领导逐级审批，只需按流程做好监督。 ? 　　 　　其间，公文的修改、校对、用印具体时间、修改人员都会留下内容，对事后查阅办文细节方便有效。 ? 　　 　　但对急件的处理，不如纸质文件方便、快捷。 ? 　　 　　在实际操作中，部分公文(尤其上报请示等)需特事特办，未按规定走网上的流程，这时办公室需做好这部分纸质文件的审核、校对、归档的适时监督，对发放范围不作限制的可公布文件，做好PDF文件的网上公布。 ? 　　 　　二是网上发布文件减少了纸质文件的印发，大大减少了制作成本，避免了不必要的的浪费。 ? 　　 　　同时网上发布的文件，点击率大大提高，扩大的文件的阅读范围，提高了文件在职工中的周知性和执行力。 ? 　　 　　但在实际运用中，办公自动化平台在文件管理中还存在一定的不足。 ? 　　 　　一是在文件制发过程中，发起人的校对是在领导审批后出现的环节，发起人的校对、修改有可能是个别文字的修改，与原起草的文件无根本的影响和冲突;但也有可能是与起草文件有较大出入的修改，这使文件与原起草文件有根本的不同，与领导审批的内容有根本的不同，从而使发布的文件与领导审批的意思有较大的出入。 ? 　　 　　而在这个过程中办公室审核人员无法实现有效监督，对此办公室应在最初制定流程中需加以注意，把校对放在办公室审核中或用印前的排版中，使文件生效前始终都处在办公室的的审核监督中。 ? 　　 　　二是文件发布后，受阅者阅读电子版文件不如纸质文件习惯与方便。 ? 　　 　　三是有需要下发执行的文件，发起部门需下载，而所下载的文件是电子印章，按档案管理规定的要求，下载后的文件效力相当于复印件，执行效力不如原件。 ? 　　 　　在具体操作中，办公室应及时提醒发起部门，在用印前写明文件印发份数，并在加盖电子印章前，与办公室及时沟通，打印适量的需用文件，加盖印章，以提高公文的效力，避免不必要的麻烦。 ? 　　 　　二、收文管理更快速、便捷，具体操作中要做到紧急文件提前通知不误事，重要事项事中催办多提醒，需落实文件事后督办查落实 ? 　　 　　办公自动化平台为收发文管理提供了优势管理平台，机要人员不必再拿起厚厚的文件夹，一个领导一个领导地办文了。 ? 　　 　　收文管理流程使公文传阅实现了平行管理，一份文件可以实现几个部门同时批阅，大大缩短了办文时间。 ? 　　 　　但缺少了文件传阅中的当面提醒、催办作用。 ? 　　 　　一份文件如果有一个环节延误，整个流程都会延缓流转速度。 ? 　　 　　为此，在实际操作中，需要机要人员认真阅读文件内容，依据经验，将文件分门别类，按机密等级、轻重缓急分别处理。 ? 　　 　　对机要文件，严格按保密规定，做好登记、在密级范围内传阅。 ? 　　 　　对普通文件，有时间、任务要求的，按时间限制，做好提前通知，以便相关部门做好事先准备工作;对重要事项，做到适时网上跟踪，及时催办，缩短流程运作的时间，避免因一个部门的拖延，使整个流程无法及时结束现象。 ? 　　 　　对需落实的事项，参照纸质文件传阅规定，按领导要求，做好督办工作。 ? 　　 　　三、文件查阅更方便，收发文登记、归档需更细致 ? 　　 　　办公自动化平台为文件制发提供了更加便利的平台，依据档案管理规定，文件需加盖印章后方可成为正式文件归档。 ? 　　 　　为此，办公室必须结合OA办公自动化平台文件的审批卡、做好正式文件的下载、用印、立卷、归档工作。 ? 　　 　　办公自动化平台为收发文提供了快速便捷的文件传阅流程，提高了公文的办文效率。 ? 　　 　　但对收文的登记，特别是存档提出了新的要求，作为办公室机要部门必须牢树保密意识，掌握较强的业务技能，在文件密级鉴定和紧急程度的鉴别上有一个较好的把握，在方便办文的同时，严格按《保密法》规定做好