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PAGE 7 项目监理部文控人员的应知应会 学习公司体系文件《文件和资料归档管理规定》修改版和《项目监理记录填写统一规定》 一、引言 对于一个工程项目来讲，施工单位依据施工合同向建设单位提交建设装置实体的同时，还要交付完整的竣工资料才算完成合同内容。同样道理，单位依据监理合同向建设单位提供全过程监理服务的同时，也要交付完整的监理资料。监理文档资料作为监理输出的最终产品之重要组成部分，既可以反映出项目监理部工作效果的好坏和管理水平的优劣，也能够体现出项目监理人员工作态度的认真程度和业务技术水平高低，更是项目监理部及项目监理人员工作质量的真实记录。 《建设工程监理规范》GB50319-2000中对监理资料的要求是必须及时整理、真实完整、分类有序。我公司体系文件要求监理资料做到便于查阅、检索并确保其完整性和可追溯性。 公司体系文件对监理资料正确填写、签认、分类、整理、组卷、编目有着具体的要求，但从现状来看文件规定与落实执行差距较大，2008年公司归档的项目有河南晋开、宁波辰佳、寿光二期、南通有机硅、宁波万华甲醛、万华技改检修、万华多聚甲醛、重庆天元等八项，符合公司体系文件对监理资料基本要求可以达到归档条件的仅寿光二期工程资料一项。 正因为这样，公司组织了这次培训教育，目的是：通过本次活动让全体项目文控人员认识到自己本职工作的重要性，从而保持正确的工作态度；通过学习公司体系文件《文件和资料归档管理规定》修改版，使项目文控人员基本掌握监理文件的分类、整理、组卷、编目等业务技能，以便于顺利完成本职工作；通过学习公司体系文件《项目监理记录填写统一规定》使项目文控人员知道专业监理工程师和总监应该如何正确填写、签认项目监理记录表格，这样可以达到及时提醒、随时纠偏，确保项目监理记录填写规范，签认正确。 二、项目监理资料工作的重要性 1、项目监理资料：监理资料是反映工程监理成果的重要文件，其重要性之一是监理资料具有的文献性，它将对公司承接类似项目的全过程乃至每个监理人今后的业务技术工作起到很大的参考作用，可以避免相当一部分重复劳动，为我们的今后监理事业可持续发展起到事半功倍的效果。重要性之二是监理资料具有的可追溯性，由于监理资料工程建设监理项目的全过程真实写照，当事后需要追溯回忆时，拿出当时原始记载则一目了然。特别重要的是当项目出现了问题需要分清责任的时候，项目监理资料是十分重要的证据材料。当工程监理项目出现重大质量、安全事故后进入司法程序时，项目监理资料将是监理人员摆脱法律责任，证明自身清白的唯一救命稻草。许多从事监理事业的有关人员，往往容易忽视了监理资料的重要性，认为只要工程实体达到有关标准即可，这是错误的。 2、项目监理部文控人员：如上所述，监理资料的重要性是显而易见的。然而监理资料的收集、形成、管理、交付和归档整个过程则是由项目监理部文控人员在总监直接领导下具体实施并完成的。作为参与工程项目的监理文控工作者，尤其要重视监理资料工作的重要性。项目监理部文控人员的基本任务如下： （1） 接受总监理工程师或总监代表的指令，负责项目监理组的文件、资料的收集、发放、整理、编目、标识、交付和归档工作。 （2） 项目监理服务过程中需要受控管理的文件，应按公司质量体系程序文件的要求确保监理项目受控版本文件得到有效控制。 （3） 协助总监检查项目监理人员对监理文件、质量记录的填写、签证规范化程度，个别出现的与公司质量体系不符合状况要及时提醒当事人改正，发现带有普遍性问题则要向总监立即汇报。 （4）项目监理工作完成后，将应归档的文件、资料、质量记录进行整理、分类、编目、标识后交总监审查、向公司技术质量部归档。 项目监理部文控人员在平时工作中要注意职业道德修养和工作作风培养，办理事情要细心、思路要清晰、粗枝大叶不可取；传递信息文件要讲究及时而不可以拖拉；对施工、设计、和建设方的同行们要平等待人，对项目监理部的同时们要和谐相处。 三、项目监理部文控人员的基本工作技能 学习公司体系文件《文件和资料归档管理规定》修改版 1 目的 对需归档文件和资料的分类、整理、组卷、编目统一规定，便于查阅、检索并确保其完整性和可追溯性。 2 适用范围 本规定适用于公司所有应归档文件和资料的分类、整理、组卷、编目管理。 3 职责 3.1 文件和资料的分类、整理、组卷、编目和归档保存职责见本规定附件“文件和资料管理一览表”。 3.2 声像档案（含工程和事故照片、录音录像材料）、缩微品档案、电子档案（光盘、磁盘）等分类、整理、组卷、编目和归档保存，根据档案内容性质按本规定3.1条分工管理。 4 作业活动 4.1 文件和资料归档范围 见本规定附件1“文件和资料管理一览表”。 4.2 职能部门归档文件和资料日常管理 各部门负责人应指定专人集中统一管理需归档保存的文件和资料