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大学计算机信息科技教程(第二版) 第一讲 办公自动化概述 1. 办公自动化系统的组成 2. 现代办公自动化系统 3. 办公自动化通用软件 4. Office 2003的组成 5. 文件的新建和打开 6. 文件管理 7. 多窗口显示文件，窗口的排列 8. Office共享，发布网页 1. 办公自动化系统的组成 (1) 办公自动化定义 美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。 1985年，我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划会议上，将办公自动化定义为：利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人—机信息处理系统。 1. 办公自动化系统的组成 (2) 办公自动化系统组成 硬件：微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、UPS等。 软件：操作系统、各种语言处理程序、应用软件。 OA硬件 — 微机 OA硬件 — 打印机 OA硬件 — 复印机 按技术分类 模拟复印机 数码复印机 按应用范围分类 办公型复印机 工程图纸复印机 便携式复印机 OA硬件 — 扫描仪 类型：手持式、滚筒式和平板式三种 分辨率DPI：每一英寸长度的点数。 色彩位数：共可表示颜色数目。 感光元件：使用CCD能达到较高分辨率 接口：SCSI、EPP和USB OA硬件 — 传真机 类型 热敏纸传真机 (也称为卷筒纸传真机) 热转印式普通纸传真机 激光式普通纸传真机 (也称为激光一体机) 喷墨式普通纸传真机 (也称为喷墨一体机) OA硬件 — 投影仪 类型 家用视频型：亮度在1000流明左右，对比度较高，投影的画面宽高比多为16：9，各种视频端口齐全，适合播放电影和高清晰电视 商用数据型：主要显示微机输出的信号，用来商务演示办公和日常教学，功能全面，对于图像和文本以及视频都可以演示 2. 现代办公自动化系统 (1) 办公自动化所需技术 网络技术：主要采用Intranet，设置防火墙，先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。 Web技术：Web技术的核心是超文本标识语言(HTML)和超文本传输协议(HTTP)，并向动态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。 (1) 办公自动化所需技术 数据仓库技术：集成各种数据库并转换成面向科目的格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。 多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹保存、发声电子词典、视频会议等。 电子邮件技术：除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。 2. 现代办公自动化系统 (2) 新型办公室 网络化办公室：将各种办公设备连成局域网，进而通过公用网或专用网联成广域网。 无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要标志。 (2) 新型办公室 虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天候，空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种各样的信息网络。 无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等 移动办公。人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。 3. 办公自动化通用软件 Office：Microsoft公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。 WPS：金山公司，包括WPS文字、WPS表格、WPS演示。 永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，可以在Windows、Linux和Mac OS下运行。 Open Office：Sun公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公式和数据库管理。 4. Office 2003组成 Word：文字处理 Excel：电子表格 PowerPoint：演示文稿 Access：数据库管理 FrontPage：网页制作 Outlook：个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、日历、联系人和任务等。 4. Office 2003组成 Publisher：创建和设计出版物软件，比Word更强调设计。可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生PDF格式。 InfoPath：信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据库、Web服务等。 4. Office 2003组成 OneNote：信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。如会