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第4章 办公自动化系统 4．1 办公自动化系统概述 4．1．1 办公与办公系统 一、办公与办公系统的概念 办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。 （1）办公 办公是指人类处理集体事务的一类活动。按通常的理解，办公已经成为完成各种事务工作的总称，如办理行政事务、商务事务、公检法事务等等。总之，凡是从事非物质生产的活动，都可以统称为“办公”。 办公活动主要有3种基本任务： 制定计划(安排) 组织实施(落实) 监督控制(检查) 无论是哪一级办公人员，无论是行政管理首脑还是普通办事员，都是在完成、或者协助完成这3项任务。 实现办公的基本条件是： ①办公地点。即办公的专用房间、场所或环境(通常称为办公室或办公系统)。 ②办公目的。指从属于整个组织机构的工作目标，包括具体工作项目的目的、资产的用途、使用电话、传真机、打字机等办公设备的目的等； ③文职工作。包括文字书写、文件分类、接待来访、打字复印、统计等。 （2）办公系统 办公系统是人们