电梯档案管理制度.doc

G10.01—2009 G××.××—2011 PAGE 2 PAGE 3 xxxxxx电梯有限公司 发布 发布2013-00-××实施 xxxxxx电梯有限公司 发布 发布 2013-00-××实施 2013-00-××发布 档 案 管 理 制 度 Q/ALD G××.××—2011 Q/ALD xxxxxx电梯有限公司企业标准 企业标准 档案管理制度 1．?目的：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。 2. 范围：该制度适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。 3．?职责： 3.1?公司档案由图书档案室（隶属安装分公司）负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门的立卷归档工作，图书档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。 3.2?鉴于财务档案的特殊性，公司财务档案（包含各类合同）由财务部自管，图书档案室提供存放点。使用时，由财务部指定专人调档。 3.3?鉴于人事档案的特殊性，公司人事档案由行政部指定专人按集中管理、严格保密的原则进行管理。 4．?流程： 4.1?档案分类： 4.1.1档案分类原则： A.将公司档案作为一个整体，具有统一性。 B.档案来源优先原则。 C.档案管理继承性，保持档案的待续型。 4.1.2文书档案：即在公司管理过程中产生的有保存价值的普发性内外部文件。4.1.3财务档案：即在公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。 4.1.4人事档案：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。 4.1.5电梯产品档案：即公司从合同签订到交付全过程形成的各项记录（见附表1）。 4.1.6电梯维保档案：即公司在提供维修保养客户服务过程中形成的具有保留和存查价值及特种设备法规要求见证的记录（见附表2）。 4.1.7特种设备标准法规档案：即公司经营活动应依据的标准和法规文本。 4.1.8设备档案：公司生产设备原始技术文件，验收资料，运行使用资料，检定、检修资料。 4.2?具体管理： 4.2.1立卷归档： A．流程： B．要求： a．各部室向图书档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单） b.?各部室向图书档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整。 c.?各部室可根据实际工作流转阶段性需要保存文件。如：产品从合同评审起到出厂止；从货到工地起到交付止；设备采购起到安装调试完毕（或验收合格）止。保存时要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。 d.?各部室向档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。 a）行政部移交归档：会议纪要、董事会文件、诉讼文书、项目策划与年度计划文件、有关公司送交的文件、各部门送交的文件、外来文件、外送文件、大事记、?人事行政发文、企业设立与登记材料、员工的人事资料（应聘表、工资单、培训记录等）、内部刊物、有关人员出差和会议带回来的文件等。 b) 电梯产品资料流转至安装分公司移交归档（见附表）。合同评审记录、合同、土建确认图(表)、投产明细表、采购单、设计更改单、设计更改图、发货清单、出厂合格证、派工单、安全技术交底单、施工方案、告知单、现场联系单、现场安全检查记录、事故处理报告、施工过程记录、施工自检报告、监督检验报告、交付证明 c)电梯维修保养资料流转至安装分公司移交归档（见附表）。文书如外送文件、外来文件、特种设备标准和法律。 d)生产部： e)财务部：财会档案见《财务档案管理程序》； 4.2.2档案识别和编号规则 4.2.2.1在每卷档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。 4.2.2.2编号方法示例： ×× ×× × - × 件号(按序列):1，2，3… 盒号(按序列)1，2，3… 类别号：以首位拼音字母表示（文书：WS；财务：CW；人事：RS；安装：AZ；维保：WB；标准：BZ；法规：FG） 年号：如2011年以11表示 3.2.2.3对于安装和维保档案，盒子封面应填写合同编号（包括盒号在内的前面部分）、签约单位、使用单位、梯号等。 3.2.2.4归档文件应在首页上端居中的空白位置加盖归档章，档案号和归档日期填写在章印内。 3.2.2.5归档章样示例： 归 档 章 编号 日期 年 月 日 3.2.2.6在每个档案盒封页背面张贴归档资料清单，按归档时序填写相应内容。 3.2.3?整理上架： A.流程 B．要求： a.?卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；基建档案的