会议车辆使用调度流程.docVIP

南京欧普康视科技有限公司 会议车辆保障工作流程 一、总体要求。 按照一流的工作标准，精心组织，周到安排，厉行节约，文明礼貌，高质量、高效率的搞好会议期间车辆安排和调度工作，力争让每一位参会人员高兴而来，满意而归，树立公司的良好对外形象 二、人员及车辆 1、主要负责人：行政司机 2、车辆：别克商务车1辆。（不够用时可向兄弟公司借用含司机） 三、工作任务： 1、负责公司别克商务车的驾驶及车辆的技术状况检查； 2、负责做好会议期间的车辆安排，调度； 3、负责确定行驶路线； 4、负责和兄弟公司联系协调借用车辆事宜 5、负责运送公司会议用物资； 6、负责接送公司重要领导及客户； 7、会议结束后进行车辆保障经费的结算等工作。 四、主要工作流程。 （一）、会议前期准备阶段。 1、举行会议前，行政司机要及时参加公司组织的筹备会议，了解公司将要举行的会议的时间、地点、人数等基本情况； 2、行政司机根据掌握的会议举办地和具体时间规划出最佳的行车路线，清楚了解会场举办地停车场进出口的位置、车位数量及会场周边的各种情况。（会场如果在市内的话可以提前走一遍）； 3、行政司机要根据会议的安排，确定是否需要向兄弟公司借用车辆及司机，如果需要应及时联系，确定好车辆及司机到达的时间和地点。 （二）、会议前一天。 1、行政司机检查车辆基础性能，排除影响出车的各种故障，及时清洗车辆、加注油料； 2、和综合部、企划部对接，明确要运送物资的种类数量，明确接送人员名单及到达时间，制定出合理的运送次序； 3、如果会议当天上午不用接人时，行政司机可以先行装载物资，综合部、企划部相关人员配合进行。（如会议当天早晨需接人，则不装载） （三）、会议当天。 1、出发前，行政司机再次检查车辆技术状况，确保安全，并配合综合部、企划部人员再次核对物资数量，确保无遗漏；（如需早晨要接人，则根据具体时间接完人员后行政司机再装载物资，综合部、企划部相关人员配合进行）； 2、到达场地后，行政司机配合综合部、企划部相关人员进行卸车，卸完车后，若不再用车时，应将车辆停放在会场指定的停车场的停车位中； 3、会议中途，行政司机应当随时待命，电话保持畅通，聚餐时禁止饮酒，根据上级的临时安排，执行接送任务，临时任务结束后，应当立即返回会场待命； 4、会议结束时，行政司机应当优先送人员离开，而后再回到会场配合综合部、企划部相关人员收拢物资，装车带回； 5、回到公司后，行政司机应当及时配合综合部、企划部相关人员卸下物资，归拢到位，而后将车辆停放到公司停车位（如会议结束时间太晚，可先行将车辆停放到公司停车位，第二天上午上班时在进行卸载）。 五、后续阶段。 1、行政司机统计行驶公里数，油料使用情况； 2、整理相关票据，实报实销； 3、总结经验。 以上是会议车辆保障工作流程，每当公司有会议进行时，行政司机应当遵守次流程来实施，同样在实际工作过程中，如有突发状况也可灵活处置。