档号编制规则.doc

档号编制规则 DA/T 13—94 1 主题内容与适用范围 本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 本标准适用于档案馆（室）编制档号。 2 术语 2.1 档号 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2.2 全宗号 档案馆（室）给定每个全宗的代码。 2.3 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码。 2.4 类别号 馆（室）藏档案类别的代码。 2.5 项目号 产品、工程、课题、设备等档案的代字和代号。 2.6 案卷号 案卷排列的顺序号。 2.7 件号 案卷内文件的顺序号。 2.8页（张）号 案卷内文件每页（张）的顺序号。 2.9 代码 一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3 档号编制原则 3.1 唯一性原则 档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3.2 合理性原则 档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 3.3 稳定性原则 档号一经确定，一般不应随意改变。 3.4 扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3.5 简单性原则 档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4 档号的结构 档号结构分为三种： 4.1 第一种结构为：全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号。 即： ××××—×××—×××—××× 件、页（张）号 案卷号 案卷目录号 全宗号 4.2 第二种结构为：全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号。 即： ××××-×××……n-×××-××× 件、页（张）号 案卷号 类别号 全宗号 4.3 第三种结构为：类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号。 即： ×××……n-×××……n-×××-××× 件、页（张）号 案卷号 项目号 类别号 4.4 档号中左边为上位代码，右边下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。 4.5 件号、页（张）号可根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5 档号的编制方法 5.1 全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是： × ××× 全宗顺序号 全宗属类代码 5.1.1 全宗属类代码的编制方法 5.1.1.1 在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5.1.1.2 全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。 例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗教，标识为“J004”。 例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 例四：河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，可标识为“R123”。 例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D003”。 例六：中国第一历史档案馆藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。 5.1